1、Oktober 2013DEUTSCHE NORM Normenausschuss Technische Grundlagen (NATG) im DINPreisgruppe 8DIN Deutsches Institut fr Normung e. V. Jede Art der Vervielfltigung, auch auszugsweise, nur mit Genehmigung des DIN Deutsches Institut fr Normung e. V., Berlin, gestattet.ICS 01.110!%)*L“2060741www.din.deDDIN
2、6789Dokumentationssystematik Verflschungssicherheit und Qualittskriterien fr die Freigabe digitalerProduktdatenSystematic arrangement of documents Protection against falsification and quality criteria for the release of digital product dataSystmatique de documentation Protection contre falsification
3、 et critres de qualit pour autoriser des dates digitales deproduitsAlleinverkauf der Normen durch Beuth Verlag GmbH, 10772 BerlinErsatz frDIN 6789-5:1995-10,DIN 6789-6:1998-05 undDIN 6789-7:2005-06www.beuth.deGesamtumfang 12 SeitenDIN 6789:2013-10 2 Inhalt Seite Vorwort . 3 Einleitung 4 1 Anwendungs
4、bereich 5 2 Begriffe 5 3 Grundlagen 6 3.1 Allgemeines . 6 3.2 Aufbau eines Dokumentes . 6 3.3 Nutzung eines Dokumentes . 7 3.4 Anforderungen an Dokumente zur Minimierung des Rechtsrisikos . 7 3.4.1 Allgemeine Anforderungen 7 3.4.2 Anforderungen an die Freigabe 7 3.4.3 Anforderungen an die Unverflsch
5、theit . 8 3.4.4 Archivierung 8 3.5 Reproduktion . 9 4 Dokumentation 9 Anhang A (informativ) Verfahrensbersicht fr digitale Dokumenten-Verwaltungssysteme 10 Anhang B (informativ) Verweis auf gesetzliche Rahmenbedingungen fr digitale Freigabeverfahren. 11 Literaturhinweise . 12 DIN 6789:2013-10 3 Vorw
6、ort Diese Norm wurde vom Arbeitsausschuss NA 152-06-01 AA Dokumentationswesen“ des Normenausschusses Technische Grundlagen (NATG) Fachbereich Technische Produktdokumentation im DIN erarbeitet. Es wird auf die Mglichkeit hingewiesen, dass einige Elemente dieses Dokuments Patentrechte berhren knnen. D
7、as DIN und/oder die DKE sind nicht dafr verantwortlich, einige oder alle diesbezglichen Patentrechte zu identifizieren. nderungen Gegenber DIN 6789-5:1995-10, DIN 6789-6:1998-05 und DIN 6789-7:2005-06 wurden folgende nderungen vorgenommen: a) DIN 6789-5, DIN 6789-6 und DIN 6789-7 wurden zu einem Tei
8、l zusammengefasst und von Grund auf berarbeitet. Frhere Ausgaben DIN 6789-5: 1995-10 DIN 6789-6: 1998-05 DIN 6789-7: 2005-06 DIN 6789:2013-10 4 Einleitung Technische Dokumente sind in ein komplexes Umfeld eingebunden. Dieses bezieht sich sowohl auf die Prozesse, aus denen sie resultieren, als auch a
9、uf ihre eigene hufig komplexe Struktur und die Rahmen-bedingungen, unter denen sie entstehen und genutzt werden. Daraus resultieren erhhte Anforderungen an die formale Qualitt solcher Dokumente, insbesondere auch in Bezug auf ihre Qualitt im Sinne bestehender Gesetze, behrdlicher und ggf. vertraglic
10、her Anforderungen sowie Normen. Im Folgenden wird zur Vereinfachung der allgemeine Begriff Dokument“ verwendet mit der Einschrnkung auf technische Dokumente im Sinne dieser Norm. Sind Dokumente, wie es zunehmend der Fall ist, nur noch in digitaler Form vorhanden (z. B. als 3D-Modell aus einem CAD-Sy
11、stem), ist die Erfllung der oben genannte Anforderungen nicht mehr offenkundig und bedarf der weiteren Detaillierung. Von besonderer Bedeutung sind in diesem Zusammenhang die Anforderungen an: die Freigabe eines Dokumentes (manuell und elektronisch); den Schutz eines freigegebenen Dokumentes gegen u
12、nautorisierte nderungen; die Sicherstellung der Einheit von freigegebenen Dokumenten und Freigabedaten (Unterschrift); den Nachweis, dass notwendige Datentransformationen, z. B. aus einem proprietren Quellformat (z. B. CAD) in ein offengelegtes, standardisiertes Format (z. B. zur Archivierung) ohne
13、Verluste und Korrumpierung des Inhalts erfolgen; den Nachweis, dass ein Dokument zu jedem spteren Zeitpunkt wieder darstellbar ist. Dieses sind wesentliche Voraussetzungen fr eine sptere risikobegrenzte Nachweisfhrung. DIN 6789:2013-10 5 1 Anwendungsbereich Diese Norm legt Anforderungen an die Verfl
14、schungssicherheit und die Freigabe von digitalen Produktdaten fest. Diese Anforderungen schaffen die Voraussetzung dafr, dass: gesetzliche und/oder jeweils spezifische Anforderungen aus den relevanten Vertrgen erfllt werden knnen; Anforderungen von zertifizierenden oder zulassenden Instanzen erfllt
15、werden knnen; eine Nachweisfhrung mglich wird, die in grtmglichem Umfang evtl. Risiken minimiert, die aus der Qualitt der relevanten Dokumente sowie der sie generierenden bzw. freigebenden Prozesse resultieren knnte; die entsprechenden Dokumente fr die Wiederbenutzung im Geschftsprozess (z. B. bei s
16、pteren Produktmodifikationen) gesichert zur Verfgung stehen; Risiken in Folge von anzweifelbaren Nachweisdokumenten (z. B. in Produzentenhaftungsfllen) reduziert werden. Diese Anforderungen gelten fr Dokumente im Sinne von 2.1. Die Dokumente drfen in einem digitalen Dokumenten-Verwaltungssystem abge
17、legt sein. ANMERKUNG: Diese Norm beschrnkt sich auf Anforderungen an technische Dokumente. Dokumente, die z. B. nach handels- und steuerrechtlichen Erfordernissen erstellt sind, fallen entsprechend nicht unter den Geltungsbereich dieser Norm. 2 Begriffe Fr die Anwendung dieses Dokuments gelten die f
18、olgenden Begriffe. 2.1 Dokument a) als Einheit gehandhabte Zusammenfassung oder Zusammenstellung von Informationen, die nicht-flchtig auf einem Informationstrger gespeichert sind Anmerkung 1 zum Begriff: Diese Definition beinhaltet alle Arten von Dateien. b) festgelegte und strukturierte Menge von I
19、nformationen, die als Einheit verwaltet und zwischen Anwendern und Systemen ausgetauscht werden kann Anmerkung 2 zum Begriff: Eine solche Einheit muss nicht unbedingt zur menschlichen Wahrnehmung bestimmt sein. Informationen werden blicherweise auf einem Datentrger gespeichert. DIN EN 82045-1:2002-1
20、1, 3.2.3 2.2 elektronisches Archiv Sammlung von Dokumenten in einem Speicher fr historische Zwecke oder als Sicherungsmanahme 2.3 elektronische Signatur definierte Methode, um ein Objekt in einer elektronischen Umgebung zu signieren Anmerkung 1 zum Begriff: Die elektronische Signatur stellt Verfahre
21、n zur Verfgung, den Unterzeichner und das unterzeichnete Objekt eindeutig und sicher zu identifizieren, indem Daten logisch zu anderen elektronischen Objekten assoziiert werden. DIN 6789:2013-10 6 2.4 Freigabe a) eine bestimmten Anweisungen entsprechende Genehmigung nach abgeschlossener Prfung b) fo
22、rmelle Aktion einer autorisierten Person/Organisation, mit der ein Dokument fr einen deklarierten Zweck im Prozessablauf gltig erklrt wird DIN EN 82045-1:2002-11, 3.4.4 2.5 Genehmigung Besttigung einer autorisierten Person/Organisation, dass etwas zuvor festgelegten Anforderungen entspricht DIN EN 8
23、2045-1:2002-11, 3.4.3 2.6 technisches Dokument Dokument in der fr technische Zwecke erforderlichen Art und Vollstndigkeit DIN ISO/TS 81346-3 (DIN SPEC 1330):2013-09, C.90 2.7 technische Dokumentation Dokumentation in der fr technische Zwecke erforderlichen Art und Vollstndigkeit 2.8 Verflschung (ein
24、es Dokumenteninhaltes) unzulssige nderung des Inhaltes eines Dokumentes nach dessen Freigabe 2.9 Zeitstempel nicht personengebundene elektronische Signatur-Methode 3 Grundlagen 3.1 Allgemeines Die Festlegung von Merkmalen und Eigenschaften sowohl des Dokumentes als auch des Dokumenten-Verwaltungssys
25、tems bzw. Archivs ist notwendig. Dies dient der Minimierung von Risiken, die sich aus der Art und Weise des Verwaltens und Archivierens von Dokumenten ergeben und zur Gewhrleistung ihrer Wiederauffindbarkeit in digitalen Dokumenten-Verwaltungssystemen und digitalen Archiven. Der Aufbau der digitalen
26、 technischen Dokumentation muss festgelegt und nachweisbar sein, damit sie vergleichbar der ana-logen Dokumentation gesetzlichen Anforderungen gerecht wird. Die in dieser Norm gestellten Anforderungen an Verfahren und untersttzende Programme sowie an ihre Nutzer knnen durch z. B. Verfahren in Qualit
27、ts-Managementsystemen nach DIN EN ISO 9001 integriert werden. Anforderungen an Verfahren sind bei rechnergesttzter Implementierung durch die entsprechende Software zu realisieren. Die allgemeine Verwaltung technischer Dokumente wird in DIN EN ISO 11442 bzw. DIN EN 82045-1 beschrieben. Anhang A enthl
28、t eine Verfahrensbersicht fr digitale Dokumenten-Verwaltungssysteme. 3.2 Aufbau eines Dokumentes Der Aufbau eines Dokumentes besteht aus den zwei Teilen: Verwaltungsdaten (auch Stammdaten genannt) und Inhaltsdaten. DIN 6789:2013-10 7 Die zur Verwaltung notwendigen Daten gehen aus den Mindestanforder
29、ungen zur Dokumentenverwaltung hervor. Das Dokument ist durch die Verwaltungsdaten eindeutig identifizierbar. Der Gesamtumfang der bereitzuhaltenden Verwaltungsdaten ist je Anwendungszusammenhang festzulegen. Hierbei ist sicherzustellen, dass diejenigen Daten, die ein Dokument eindeutig identifizier
30、en, einem Halter zuordnen und seine gesicherte Verwendung ermglichen, vorhanden sind. Weitere Angaben zur Handhabung von Dokumenten enthalten DIN EN ISO 11442, DIN EN 82045-1 und DIN EN 82045-2. 3.3 Nutzung eines Dokumentes Die Nutzungsphase eines Dokumentes ist ein Teil des gesamten Dokumentenleben
31、slaufs (siehe DIN EN 82045-1). Sie beginnt, sobald das Dokument zur vorgegebenen Nutzung freigegeben ist. Ab diesem Zeitpunkt muss eine mgliche Verflschung des Dokumenteninhaltes ausgeschlossen werden. Das Dokument muss zur Ablage in ein digitales Archiv oder einen anderen hinreichend kontrollierten
32、 Speicherbereich bertragen werden. Notwendige Ablufe fr eine Freigabe mssen in einer Anweisung des Unternehmens bzw. der verantwortlichen Stelle festgelegt werden. Diese und der Freigabeprozess sind hinreichend zu dokumentieren. Eine Auditierung wird empfohlen. Die nderung eines Dokumentes in der Nu
33、tzungsphase, also nach Freigabe, bedingt eine Neuausgabe mit entsprechender Neufreigabe. Die entsprechenden Bearbeitungsvorgnge einschlielich des Zeitpunktes und der Identitt des ndernden sind zu protokollieren und mit den genderten Inhaltsdaten zu speichern. Notwendige Ursachen sowie die Berechtigu
34、ng der nderungen nach den anzuwendenden nderungsverfahren sind ebenfalls zu protokollieren. Die Archivierung erfolgt bei der erneuten Freigabe. 3.4 Anforderungen an Dokumente zur Minimierung des Rechtsrisikos 3.4.1 Allgemeine Anforderungen Sollen Dokumente risikominimiert einem Nachweiszweck dienen
35、oder als mgliche Beweismittel verwendet werden, ist nachzuweisen, dass: sie entsprechend definierter Prozesse von autorisiertem Personal zu festgelegten Zwecken freigegeben wurden (Willensuerung). sie zu jedem spteren Zeitpunkt identisch zu dem sind, was der Freigeber mit seiner Willensuerung festge
36、legt hat (Unverflschtheit). Dies umfasst sowohl das Vorhandensein entsprechender Anweisungen als auch systemseitige Vorkehrungen der entsprechenden verwaltenden Systeme, die dies sicherstellen. Eine Auditierung beider Voraussetzungen wird empfohlen. 3.4.2 Anforderungen an die Freigabe Freigabeprozes
37、se sind per Verfahrensregelung organisatorisch fr einen Verantwortungs- und/oder fr einen beabsichtigten Nutzungsbereich eines Dokumentes festzulegen. Hierbei ist festzuhalten, ob die Freigabe zeitlich oder funktional im Sinne einer gestuften Freigabe beschrnkt ist, also z. B. der derzeitige Reifegr
38、ad eines Dokumentes nur die Freigabe fr eine Materialbeschaffung oder einen Vorrichtungsbau beinhaltet. Ent-sprechende Konzepte sind ggf. zu dokumentieren und als Anweisung festzuhalten. Der Freigeber sowie das Datum der Freigabe sind festzuhalten und jeweils mit Signatur zu dokumentieren. Die Freig
39、abe setzt in vielen Fllen eine inhaltliche Prfung voraus, die mittels einer Genehmigung des Inhalts eines Dokumentes dokumentiert und ggf. per Signatur festgehalten wird. Eine Freigabe eines Dokumentes kann als inverser Prozess fr einen Anwendungsbereich zurckgezogen werden. Dies kann durchaus bedeu
40、ten, dass dasselbe Dokument fr andere Verwendungen weiter seine Gltigkeit behlt. Das Zurckziehen ist in diesen Fllen formal wie eine Freigabe zu behandeln und ent-sprechend festzuhalten. DIN 6789:2013-10 8 Fr bestimmte Freigaben sind mglicherweise Berechtigungen in den jeweiligen Organisationen fest
41、ge-schrieben (z. B. Schweiprfung), die bestimmte Voraussetzungen erfordern. Diese sind erforderlichenfalls vor Freigabe zu prfen und ggf. mit zu archivieren. Hinzu kommen fr digitale Dokumente jene Anforderungen, die aus den auf sie speziell anzuwendenden Gesetzen resultieren (Beispiele siehe Anhang
42、 B). 3.4.3 Anforderungen an die Unverflschtheit Der Nachweis der Unverflschtheit eines Dokumentes kann durch das zustzliche Signieren des freige-gebenen Dokumentes inklusive der Unterschrift(en) bzw. der Freigabevermerke mit einem Zeitstempel erbracht werden. Der Zeitstempel ist eine elektronische S
43、ignatur, die nicht personenbezogen ist, sondern systemseitig (per Serverdienst) wahrgenommen wird. Der Zeitstempel bildet ber dem Gesamtdokument eine Prfsumme (Hashwert) und hngt diese dem Dokument an. Sollte das Dokument verndert werden, ist die Prfsumme nicht mehr die gleiche und somit ist die Ver
44、sehrtheit des Dokumentes nachweisbar. Zu Anforderungen an Zeitstempeldienste siehe ISO/IEC 18014-1. 3.4.4 Archivierung Bei der digitalen Archivierung von Dokumenten ist das Archivierungsverfahren vom Archivierenden nicht beeinflussbar. Die originren Inhaltsdaten des Dokumentes sollen hierbei in ein
45、standardisiertes, offenes Format konvertiert und dann in das digitale Archiv bertragen werden. Verwaltungsdaten drfen zum Zeitpunkt des Archivierungsbeginns ergnzt werden, um die eindeutige Identifizierung des Dokumentes zu gewhrleisten. Komprimierungsvorgnge sind erlaubt, soweit nachweisbar verlust
46、freie Verfahren angewendet werden. Konvertierungen sind erlaubt, soweit geprfte Verfahren eingesetzt werden. Sollten Formatumsetzungen notwendig sein (z. B. aus einem originren Erstellungsformat wie z. B. CAD 3D-Modell in ein standardisiertes, offengelegtes Archivformat, z. B. TIFF; PDF-A, STEP), is
47、t durch Qualitts- und Prfkriterien/-protokolle nachzuweisen, dass hierbei keine Datenverluste bzw. nderungen erfolgen. Alternativ kann auch das generierte neue Format (nochmals) geprft und freigegeben werden. Fr Textdokumente wird vor Archivierung die berfhrung aus dem Quellformat eines Textver-arbe
48、itungssystems in ein Viewing-Format empfohlen (z. B. PDF-A), um sicherzustellen, dass die archivierten Dokumente keine versteckten Spuren aus der Bearbeitung (z. B. Kommentare, Bearbeitungsvermerke) sowie keine Links auf eingebettete Daten enthalten. Die digitale Archivierung von Dokumenten kann auf
49、 unterschiedlichen Medien erfolgen. Optische Speichermedien (z. B. bestimmte WORM-Techniken) sind aufgrund ihrer Unvernderbarkeit als digitale Archive empfehlenswert. Eine konventionelle Archivierung auf Mikrofilm gengt den Anforderungen ebenfalls, ist aber nur fr analoge Dokumente anwendbar. Jedes Dokument muss inhaltlich vollstndig archiviert werden. Dokumente drfen keine Referenzierungen
