1、FA1 17458 ISSN 0335-3931 v) .al e NF K 12-164 Avril 2001 Indice de classement : K 12-164 ICs : 03.060 Banque Documents bancaires Formulaire de vote par correspondance ou par procuration E : Bank - Banking documents - Letter or proxy ballot form D : Bankwesen - Bankurkunden - Brief- oder Prokurawahlf
2、ormular Norme franaise homologue par dcision du Directeur Gnral dAFNOR le 20 mars 2001 pour prendre effet le 20 avril 2001. al ? u) 0 Remplace la norme homologue NF K 12-1 64, davril 1990. v) - ._ n v) 3 Correspondance la date de publication du prsent document, il nexiste pas de travaux europens ou
3、internationaux traitant du mme sujet. z I r Analyse !2 LL a o Le prsent document fixe les caractristiques, format, libell auxquels doivent rpon- dre les imprims pour formulaire de vote par correspondance ou par procuration pour les assembles gnrales dactionnaires. Descripteurs Thsaurus International
4、 Technique : banque, document bancaire, formulaire, imprim, procuration, vote par correspondance, caractristique, libell, format, prsentation. Modifications Par rapport au document remplac, le prsent document apporte les modifications essentielles suivantes : 1 une prsentation entirement bilingue (f
5、ranais-anglais) du recto et du verso du formulaire ; 2 un alignement, sur le mme plan et dans la mme prsentation, sans ordre num- rique, des trois modalits de vote proposes ; 3 la mention, destine lactionnaire de titres au porteur, rappelant la ncessaire immobilisation de ses titres dans les dlais p
6、rvus ; 4 lutilisation possible de ce document pour demander une carte dadmission (option de la socit). Corrections dite et diffuse par lAssociation Franaise de Normalisation (AFNOR), Tour Europe 92049 Paris La Dfense Cedex Tl. : O1 42 91 55 55 - Tl. international : + 33 1 42 91 55 55 O AFNOR 2001 AF
7、NOR 2001 1 er tirage 2001 -04 Valeurs mobilires , afin dviter toute transparence. 3 Termes et dfinitions Pour les besoins du prsent document, les termes, dfinitions et abrviations suivants sappliquent. banque ou teneur de compte-conservateur tablissement financier ayant en charge la tenue du compte
8、de titres de lactionnaire (son client) AGO abrviation pour Assemble Gnrale Ordinaire -5- NF K 12-164 AGE abrviation pour Assemble Gnrale Extraordinaire AGS abrviation pour Assemble Gnrale Spciale AGM abrviation pour Assemble Gnrale Mixte socit la socit mettrice qui runit ses actionnaires en assemble
9、 gnrale 4 Prsentation du formulaire Toutes les zones du formulaire (recto et verso) sont rdiges en franais et traduites, la suite en anglais (en rgle gnrale, impression en caractres dimprimerie plus petits que ceux du texte franais et en italique). Une version du formulaire uniquement en franais peu
10、t tre suffisante pour les socits dont tout lactionnariat est francophone. Toutefois, toutes les spcifications dictes dans le prsent document doivent tre respectes. 4.1 Recto du formulaire 4.1.1 Division en zones Pour faciliter la description du recto, cinq zones ont t spcifies en fonction de leur de
11、stination, certaines de ces zones pouvant tre composes de plusieurs parties (ou sous-zones). Zone 1 - Informations actionnaire (deux sous-zones) Zone 2 - Identification (trois sous-zones) - de la socit (une sous-zone) - de lassemble (deux sous-zones) Zone 3 - Dcision de lactionnaire (cinq sous-zones
12、) - demande de carte ou vote (une sous-zone) - vote par correspondance ou mandat (quatre sous-zones) Zone 4 - Rfrences de lactionnaire (trois sous-zones) Zone 5 - Zone utilise pour la lecture optique Ces cinq zones sont reprsentes lannexe A. 4.1.2 Cette zone fournit lactionnaire des informations dor
13、dre gnral. Elle comporte deux sous-zones. Description de la zone 1 4.1.2.1 Sous-zone 1/1 Elle occupe une largeur de 200 mm. Au centre il y a la mention : IMPORTANT : avant dexercer votre choix, veuillez prendre connaissance des instructions situes au verso / Before selecting please see instructions
14、on reverse side IMPORTANT : est crit en lettres capitales, gras, caracteres dimprimerie 2 mm. Avant . reverse side : est crit en minuscules, caractres dimprimerie 1 mm. NF K 12-164 -6- 4.1.2.2 Sous-zone 1/2 Cette sous-zone correspond au cadre ci-dessous ATTENTION : Sil sagit de titres au mr, les prs
15、entes instructions que vous avez donnes, ne seront valides que si les titres correspondants ont t immobiliss, dans les dlais Drvus, par ltablissement financier qui tient votre compte de titres. CAUTION : concerning ar shares, your vote or proxy will not be counted unless these shares have been block
16、ed from trading by the subcustodian wiihin the prescribed oeriod II a pour dimensions : 150 mm de largeur ; 19 mm de hauteur. II est situ : 1 O0 mm du bord suprieur du formulaire (colonnes 61 120) ; 143 mm de son bord gauche (lignes 24 27). Polices de caractres utiliser : . 4AUTION, : 2 mm, gras et
17、soulign, le texte anglais en italique. - Adresse du sige social ; - Type de socit et montant du capital ; - Numro du registre du commerce (RC). Les caractres dimprimerie sont libres, lespace rserv permet limpression ventuelle du sigle de la socit. 4.1.3.2 Sous-zone 2/2 Elle concerne lassemble propre
18、ment dite, elle est comprise entre la zone 3/1 et les zones 3/2 et 3/4 et comporte les mentions obligatoires suivantes : - Type, date de lassemble ou des assembles imprimer en lettres majuscules, gras. Les caractres dimprimerie utiliser sont : 2,75 mm pour le texte en franais et 2,25 mm pour le text
19、e en anglais. 4.1.3.3 Sous-zone 2/3 Elle concerne la validit du formulaire proprement dit ; elle est situe au-dessous de la zone 3/3. Elle comporte le texte suivant libell comme ci-aprs : Pour tre prise en considration, toute formule doit parvenir au plus tard : In order to be considered, this compl
20、eted form must be returned at the latest sur 1“ mnvocation /on 1“ nokation ordinary mesting / axhaordinary meeting sur 2 comtion /on T nofbtion ordinary fnwbng / extraordinary meeting AGO - AGE AGO -AGE la BANQUE /to the Bank la SOCIETE /to the Company -7- NF K 12-1 64 Imprativement, les zones suiva
21、ntes doivent tre respectes pour les dates : sur 1 re convocation /on IC notification sur 2e convocation/on Fdnotification la BANQUE /to the Bank ia SOCIETE /to the Company Ligne 44 - Colonnes 19 32 Ligne 44 - Colonnes 35 48 Ligne 45 - Colonnes 21 30 ; 37 46 Ligne 45 - Colonnes 21 30 ; 37 46 Les cara
22、ctres dimprimerie utiliser sont : 1,25 mm pour le texte en franais et 1 mm pour le texte en anglais. 4.1.4 Cette zone permet lactionnaire dexprimer son choix de participation lassemble. Elle comprend quatre parties. Description de la zone 3 4.1.4.1 Sous-zone 3A Cette sous-zone prcise loption retenue
23、 par lactionnaire. QUELLE QUE SOIT LOPTION CHOISIE, DATER ET SIGNER AU BAS DU FORMULAIRE / WHICHEVER OPTION IS USED, DATE AND SIGN AT THE BOTOM OF THE FORM I A. .! Je dsire assister a cette assemble et demande une carte dadmission : dater et signer au bas du formulaire / I wish to attend the shareho
24、lders meeting and request an admission card : date and sign at the bottom of the form. B. -: Jutilise le formulaire de vote par correspondance ou par procuration ci-dessous, selon lune des 3 possibilits offertes / I prefer to use the postal voting form or the proxy form as specified below. Elle corr
25、espond un rectangle de dimensions extrieures : 285 mm en largeur, 13 mm en hauteur ; situ : 5 mm du bord suprieur du formulaire ; 8 mm du bord gauche. lintrieur, deux cases, chacune compose dun rectangle de 4 mm x 1,5 mm, permettent lactionnaire de se dterminer quant sa participation lassemble (prse
26、nce physique ou utilisation du formulaire pour voter ou donner mandat). Police de caractres : 2 mm pour lintitul de cet encart () et 1,25 mm pour le reste du texte. VARIANTE : Cet encart peut ne pas exister sous cette forme si la socit mettrice ne souhaite pas que ce docu- ment soit utilis pour perm
27、ettre lactionnaire de demander une carte dadmission lui permettant une participation physique lassemble. Dans ce cas, la formule indiquer est : I QUELLE QUE SOIT LOPTION CHOISIE, DATER ET SIGNER AU BAS DU FORMULAIRE / WHICHEVER OPTION IS USED, DATE AND SIGN AT THE 5OnOM OF THE FORM I IMPORTANT : Pou
28、r une telle utilisation, ne pas oublier de modifier en consequence le verso du document (, les mentions et (soit 13 mm du bord suprieur du formulaire et, respectivement, 1 O0 mm, 105 mm, 125 mm et 131 mm de son bord latral gauche). Variante 2 Elle concerne la possibilit de traitement dune assemble g
29、nrale ordinaire et dune assemble gnrale extra- ordinaire se droulant le mme jour et correspond la Figure 3. Je vote OUI tous les projets de rsolutions prsents ou agrs par le Conseil dAdministration ou le Directoire ou la Grance, B lEXCEPTION de ceux que je signale en noircissant comme ceci u la case
30、 correspondante et pour lesquels je vote NON ou je mabstiens. i vote FOR ail the draft resolutions approved by the Board of Directors EXCEPT those indicated by a shaded box - like this 1, for which I vote against or I abstain. A G. ORDINAIRE 12345 678910 A. G. EXTRAORDINAIRE 1234 5678 17 Sur les pro
31、jets de rsolutions non agrs par le Conseil dAdministration ou le Directoire ou la Grance, je vote en noircissant comme ceci On the draft resolutions not approved by the Board of Directors. I cas? my vote by shading the box of my choice - like this 1. la case correspondant mon choix. AGO y: AI r B c
32、i. r , D i rI E Figure 3 - Zone 312 - Variante 2 AGE y:! - A B - - C D E Les dimensions et le positionnement du cadre sont sans changement par rapport la Variante 1. -11 - NF K 12-164 Afin de dlimiter six parties, lintrieur du cadre, sont tracs : - un trait horizontal sur toute la largeur du cadre 2
33、6 mm du bord suprieur du cadre ; - deux traits verticaux de 52 mm de hauteur entre ces deux traits horizontaux ; le premier 50 mm, le second - un trait vertical de 79 mm de hauteur partir du bord suprieur du cadre et 77 mm du bord gauche. Description de ces six parties : Partie suprieure gauche Part
34、ie suprieure droite Au milieu sont imprims : A. G. ORDINAIRE A. G. EXTRAORDINAIRE AGO AGE 105 mm du bord gauche du cadre ; Idem Variante 1 Idem Variante 1 dans lespace suprieur de la partie infrieure gauche dans lespace suprieur de la deuxime partie infrieure gauche dans lespace suprieur de lavant-d
35、ernire partie infrieure droite dans lespace suprieur de la dernire partie infrieure droite Par type dassemble sont dessins : - dans la partie gauche : cinq x cinq rectangles (4 mm x 1,5 mm) numrots de 1 25 pour ce qui concerne les projets de rsolutions proposs ou agrs par le Conseil dAdministration,
36、 pour IAGO ; cinq x quatre rectangles (4 mm x 1,5 mm) numrots de 1 20 pour ce qui concerne les projets de rsolu- tions proposs ou agrs par le Conseil dAdministration, pour IAGE. - dans la partie droite : deux x (cinq x deux) rectangles (4 mm x 13 mm) rfrencs A, B, C, D, E, pour ce qui concerne les p
37、rojets de rsolutions non agrs par le Conseil dAdministration, pour IAGO et pour IAGE. Les autres parties et les positionnements correspondants sont identiques la Variante 1. 4.1.4.3 Sous-zone 3/3 La troisime partie, sous-zone 313, concerne les amendements ou les rsolutions nouvelles prsents lassembl
38、e. Sa prsentation gnrale est donne ci-dessous : Si des amendements ou des rsolutions nouvelles etaient prsentes en assemblee i In case amendments M new resolulwns are propwed diiring he rneehng Je donne pouvoir au President de IA G de voter en mon nom i /appoint the Chairman of the meeting to vote o
39、n my behalf Je mabstiens (I abstention equivaut a un vote contre) i i abstain from voting (is equivalent to a vote against) Je donne procuration (cf au verso renvoi 2) M M“ ou M e Dour Voter en mon nom i l aomint (see reverse /ZlJ M hP or Miss /to vote on mv behalf - I 1 J I 1 Elle a pour dimensions
40、 : 18 mm en hauteur ; 132 mm en largeur. Elle est situe : 153 mm du bord suprieur ; 8 mm du bord gauche du formulaire. Police de caractres : 1 mm. la colonne 55 sont dessins trois rectangles de dimensions 4 mm x 13 mm (lignes 373, 39 et 40). NF K 12-164 -12- 4.1.4.4 Sous-zone 3/4 Elle permet laction
41、naire d d iner pouvoir au Prsident de Iassembli - i JE DONNE POUVOIR AU PRESIDENT DE LASSEMBLEE GENERALE dater et sianer au bas du formulaire. sans rien remglir I HEREBY GIVE MY PROXY TO THE CHAIRMAN OF THE MEETING date and sim the bottom of the form without comoletino it cf au verso renvoi (2) - Se
42、e reverse (2) rale. Cette sous-zone correspond un rectangle de dimensions extrieures : 65 mm en largeur ; 33 mm en hauteur : situ : 64 mm du bord suprieur du formulaire ; 143 mm du bord gauche ; Police de caractres : 2 mm pour lintitul de cet encart (JE DONNE POUVOIR AU PRESIDENT DE LASSEMBLE GNRALE
43、) 1 mm pour le reste du texte ; idem pour la traduction en anglais. 4.1.4.5 Sous-zone 3/5 Elle permet lactionnaire de donner mandat tiers. Elle correspond au cadre ci-dessous : JE DONNE POUVOIR A : (soit le conjoint, soit un autre actionnaire - ci renvoi (2) au verso) pour me reprsenter a Iassembiet
44、 / I HEREBY APPOINT (you may give your PROXY either to your spouse or to another shareholder - see reverse (2) to represent me at the above mentioned meeting. M, M” ou M Adresse / Address i M, hP or MIS II a pour dimensions : 33 mm en hauteur ; 81 mm en largeur. II est situ : 64 mm du bord suprieur
45、du formulaire ; 21 2 mm du bord gauche du formulaire. II est compos de deux parties : - la partie suprieure comporte, gauche, une case cocher par lactionnaire dsirant donner mandat. Elle a Police de caractres : 2 mm.(t et ,. Date 15 mm en hauteur. II est situ : 173 mm du bord suprieur du formulaire
46、; 123 mm du bord gauche. II comporte la mention : Date - aux indications du constructeur. Description de la zone 5 4.2 Verso du formulaire Pour en faciliter la description, le verso du formulaire de vote par correspondance ou par procuration a t seg- ment en deux grandes parties, chacune delles divi
47、se en quatre zones (voir annexe B). Le premier segment, qui occupe la moiti suprieure de ce verso, comporte le texte en franais, le second, en partie infrieure, est la traduction anglaise. Les quatre zones qui composent chaque segment sont : - zone 1 (version franaise) et 5 (version anglaise) : util
48、isation du document ; - zone 2 (version franaise) et 6 (version anglaise) : vote par correspondance ; - zone 3 (version franaise) et 7 (version anglaise) : pouvoir au Prsident de lassemble gnrale ou une per- - zone 4 (version franaise) et 8 (version anglaise) : rappels divers avec rfrences des textes lgislatifs y aff- Les zones 1 et 4 de la version franaise, et 5 et 8 de la vers
