1、2013 年秘书资格五级（实操考试）真题试卷（二）及答案与解析一、案例分析1 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 10 处正误点)。情景叙述 秘书卫红的办公室内，卫红正在向小李交代工作：“编制下周的值班表，起草一份公司的信息工作程序，检查办公环境的安全隐患。”小李：“卫秘书，这么多工作我怎样安排呀?”卫红：“别着急，按照工作的轻重缓急顺序，先安排重要的、紧急的工作，你大胆去做吧，有什么困难我会帮助你的。”小李：“我明白了，谢谢您。“转身离开。卫红拨打电话：“ 我是秘书卫红，我预订下周二的轿车去接利华公司的王副经理，谢谢!再见。 ”电话铃响
2、了四声，卫红才接起。王总经理的声音：“ 我下个月到英国洽谈一个合作项目，你赶快给我办理出国手续。”卫红：“好的，最近机票很紧张，我先给您去订机票吧，再去办理出国手续。我先把出国申请报告写好，您把相片等材料准备好”。数日后，公司门口前，一辆轿车驶来。卫红首先从车后排右侧门出来，拉开前排副驾驶的门请客人下车。卫红：“请您这边走。 ”她走在客人左前方，引导客人进入公司会客室。卫红：“您请坐。 ”将客人让在靠近门口的沙发上。2 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 10 处正误点)。 人物：秘书钟苗、同事周伟、张总(声音)、李经理(声音) 物品：印
3、章、带存根的介绍信、用印申请单、电话 场景：秘书办公室 情景一 秘书钟苗身着职业装坐在办公桌前整理文件。镜头扫过办公室，环境整洁，但地面有裸露的电源线。门口有灭火器。 电话铃响了两下，钟苗及时拿起电话：“你好!伟南公司。” 听筒中传来同事周伟的声音：“钟苗，我一会儿要去天地公司联系业务，你给我开张介绍信。”“ 好的。”钟苗答道，“别忘了填张用印申请单。”周伟：“好的。” 电话铃又响了，钟苗及时拿起电话：“你好!伟南公司。” 听筒中传来张总的声音：“ 钟苗，今天下行我临时有个会议，原定召开的各部门经理会议挪到明天下午吧，时间地点不变，你安排一下。”钟苗：“ 好的，我马上安排。”放下电话，钟苗从文
4、件夹中抽出“上司工作日志” ，在上面做了修订；又抽出 “个人工作日志”做了修改。 钟苗拿起电话，拨号。钟苗： “后勤吗 ?我是钟苗，今天下午的会取消了，就不用会议室了。会议改在明天下午举行，我预订一下会议室。时间还是下午两点钟。” “好的，谢谢啊 !”钟苗放下电话。 “得赶紧通知各位经理。” 钟苗自语道。她继续拔电话：“ 销售部吗 ?请问赵经理在吗 ?赵经理，我是钟苗，今天下午的会议取消了，改在明天下午进行”( 画面淡出 ) 情景二 钟苗继续整理文件。周伟推门进来，把用印申请单递给钟苗。 周伟：“这是用印申请单。”( 特写)钟苗接过来看了看，说：“ 哟，你们部李经理没有签字，我不能给你盖章。”
5、 周伟有些着急，“我已经跟李经理说过了，他同意了。“ 别急，我问一下。” 钟苗说着拨通了李经理的电话。钟苗：“ 李经理，周伟去天地公司联系业务需要开介绍信，您没有在用印申请单上签字，您看怎么办?” 李经理：“噢，这事我知道。我正在开会，你先给他开介绍信，一会儿我补一下签字。” 钟苗：“ 好的。 ” 钟苗随手从桌子上的文件夹中取出介绍信，填好相关内容，然后从抽屉里拿出印章。(特写：印章的位置正确，骑年盖月，但章盖倒了。) 钟苗将介绍信撕下递给周伟：“给。”“谢谢!”周伟接过来看了看，“钟苗，能不能给我开几张空白介绍信，每次都要找经理签字，太麻烦了!” 钟苗一边在文件夹中找“ 用印登记本”，一边回
6、答：“这恐怕不行，你用的时候再来开就是了。”“那好吧。 ”周伟无奈地说，“我走了啊 !再见!” 钟苗：“再见。” 钟苗翻开“用印登记本 ”，根据 “用印申请单”在上面进行登记。 (画面淡出)二、工作实务3 背景说明：你是宏远公司的行政秘书初萌，下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。4 背景说明：你是宏远公司的秘书初萌，下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。5 背景说明：你是宏远公司的行政秘书初萌，下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。2013 年秘书资格五级（实操考试）真题试卷（二）答案与解析一、案例分析1 【正确答案】 (1)熟悉办公室的工作，能够向下属布置。()(2)清楚安排工作要按
7、照轻重缓急的原则。()(3)积极鼓励下属工作。 ()(4)工作计划，能够提前预订车辆。()(5)接电话不及时。 ()(6)不应先预订机票。 ()(7)熟悉办理出国手续提交的材料，并提醒领导做准备。()(8)乘车时坐的位置不对。()(9)引导客人符合礼仪要求。()(10)不应让客人坐在靠近门口的位置上。 ()2 【正确答案】 (1)秘书着装正确。()(2)电源线裸露，存在安全隐患。()(3)放置灭火器，有安全意识。()(4)接听电话及时。 ()(5)电话应答语正确。 ()(6)知道用印需要填定申请单。()(7)能够对工作日志及时进行修改。()(8)能够管理上司工作日志。()(9)能够及时预订会议
8、室。()(10)能够及时将会议变动信息通知相关人员。()(11)用印申请表上必须要有负责人签字。() (12)碰到不明确的情况，能够主动向上司请示核准。()(13)介绍信应放在加锁的抽屉里，随用随开。()(14)印章必须要加锁保管。()(15)文末落款位置正确，骑年盖月。()(16)文末印章盖倒。 ()(17)不能开空白介绍信。()(18)用印后能够进行用印登记。()二、工作实务3 【正确答案】 对会议引导人员的素质要求：会议引导人员应训练有素，热情周到。基本要求有：(1)事先要准备好签到用的登记簿、签字笔等签到用品，必要时要事先准备好嘉宾留言簿。(2)负责签到的人员要提前到岗，使到会较早的人
9、员不致产生无人过问的尴尬感觉。(3)参与人数较多的会议，应注意选择签到的方式，避免在会场门口出现拥挤、混乱的局面。(4)人数较少的小型会议，可由秘书按照事先确定的到会人员名单，逐一进行签到，来一人划一人，以便迅速掌握到会者的状况。(5)及时准确地统计出到会者的人数，会议主持者往往在会议即将开始之前，需掌握到会和缺席人员名单。(6)大型会议可用签到卡和电子签到机配合使用，与会者只需要将自己的电子卡送人签到机插口，有关数据即传人会议组织中心。4 【正确答案】 5 【正确答案】 文书签收是指收件人在收到来文后，经过清点，在送件人的投递单或送文簿上签字，履行交接手续。文书签收的要求：(1)按照投递单或
10、送文簿对来文进行签收。(2)发现有误投、误送或破封散包、密封损毁情况，应拒收。签收工作程序及具体内容：(1)清点收到文书要逐件清点，查看投递单登记的件数与实有件数是否相符。(2)检查检查收件是否属于本单位收件；检查书写的收、发件单位或个人是否明确；检查封口是否破损；检查信封号与递送人在签收登记簿上所登号码是否一致。确认没有问题后，方可收下。(3)签字清点检查无误后，在投递单或送文簿上签字，并注明日期。签字要字迹工整、清晰，急件注明收到的年、月、日、时、分。注意事项：(1)签收要态度认真。清点来件时，要集中精力，认真对待，尽可能不受干扰。(2)签收要耐心操作。秘书每天要接收大量的文件和信函，不能怕麻烦，更不能有急躁情绪，要耐心细致，避免出差错。
