1、秘书资格三级（实操考试）模拟试卷 10 及答案与解析一、案例分析1 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（应至少找出 10 处正误点）。人物：宏远公司经理助理高叶，王总，钟秘书，紫霞饭店前台（声音），公司同事小杨，星辉公司初秘书（声音）物品：文件夹，食品袋，包装盒，支票，电话，纸笔，印章场景：高叶办公室，王总办公室情景一（宏远公司经理助理高叶办公室）早上八点，高叶穿着运动服抱着篮球匆忙走进办公室。办公桌上堆放着文件夹、食品袋、包装盒，地面上有散落的支票。此时，电话铃响。高叶：“喂，你好，我是高叶。”对方：“高叶，台湾星辉公司代表团的接待准备工作做得怎么
2、样了？”高叶：“啊，王总，我马上过来。”对方：“你赶紧过来吧。”高叶：“好的。 ”挂上电话。情景二（宏远公司王总办公室）王总正在看文件，高叶敲门。“请进。”王总发话后，高叶进了办公室。王总：“台湾星辉公司代表团的接待准备工作做得怎么样了？”高叶：“王总，这是接待的计划，请您过目。”王总：“接待规格、接待准备人员、接待经费，还行。另外，住宿和旅游观光是怎么安排的？”高叶：“已经安排好了。”王总：“具体活动时间有没有和对方确认？”高叶：“是这样的，住宿的酒店已经定好，过一会儿再和他们确认一下。另外，一些商务活动是由我们来定的，旅游观光活动计划确定后，还没有和对方联系。要不，等他们到再说？”王总：“
3、接待日程定了之后，一定要和对方先通通气，请对方确认一下，否则人家会觉得我们不够礼貌。”高叶认真听着，并做着笔记。王总：“你抓紧时间把这几项工作办好吧，他们后到到，观光的事情一定要准备好。”高叶：“王总，送给客人的纪念品还没定，您有什么建议？”王总：“礼物最好能体现地方特色。”高叶：“那就买些北京 2008 年奥运会纪念品吧？”王总：“行。那好，这件事你来负责，把这个事情办好。”高叶：“我马上去拿支票借单请您签字。”王总：“快点吧，我马上要出去开会，你抓紧时间。”高叶：“好的。 ”随后打开门走出办公室（没有再把门关上）。情景三（高叶办公室）高叶已经换上西装，坐在办公桌前。高叶：“钟秘书，紫霞饭店
4、前台的电话你那有吗？”钟秘书：“ 我找找。噢，在这 ”高叶：“等会，等会，我拿支笔。”钟秘书：“66168000 。”高叶：“66168000 是吧，谢谢。 ”高叶拿起电话，拨号。高叶：“喂。 ”对方：“您好，紫霞饭店前台。”高叶：“您好，我是宏远公司高叶，我前几天预订了几间客房，现在想和你们再确认一下。”对方：“请稍等。您预订的是一个套房，两个单间，四个标准间，后天入住。我们已经安排好了，你们还有什么要求吗？”高叶：“没有了，非常感谢。后天一早我们接待人员提前到你们饭店大堂与您联系。还有，因为是台湾客人，请注意安全保卫工作。就这些，再见。”对方：“好的，再见。 ”高叶放下电话：“ 钟秘书，王
5、总让我负责买给台湾客人的礼物，我实在忙不过来，要不，辛苦你跑一趟吧？”钟秘书：“ 好的。”高叶：“就是昨天咱们在华联大厦看到的 2008 年奥运会纪念品，王总批了 2000块钱，你去财务部领一下。”钟秘书：“ 好的。高助理，昨天咱们看了那么多样，到底买哪种？”高叶：“你就看着办吧，差不多就行。”钟秘书：“ 那可不行，我可不敢随便做主。上次买东西，买回来了，结果王总说颜色不好，让我又跑了一趟。”高叶：“真是啊，昨天应该要本宣传册给王总看就好了。就这样吧，你还是先去买。”钟秘书：“ 那也行。”高叶：“给星辉公司李总的要档次高一些，就买那款 400 多块钱的礼盒纪念品，要选黄色，显得大气。其他 8
6、件买 168 元那款，选红色或者宝石蓝色的。”钟秘书：“ 那我就照你说的买了。 ”高叶：“就这样吧。 ”钟秘书离开，小杨进来。小杨：“高叶。 ”“小杨，有什么事吗？ ”高叶起身问。小杨：“我负责台湾客人去亦庄经济开发区的参观接待工作，你要不要先与亦庄经济开发区管委会打个招呼？”高叶：“我正忙着联系星辉公司呢，我这儿介绍信也没有了，要不我给你写一个，盖上章，你自己直接去吧。”小杨：“行。 ”高叶拿出笔和纸，写了介绍信（介绍信没有正文），在落款处盖上章。小杨拿着介绍信离开。电话铃又响了。高叶：“你好，宏远公司。”对方：“你好，我是星辉公司的初秘书，请问高助理在吗？”高叶：“你好，我是高叶，我正要和
7、你联系，商量你们公司代表团来京的旅游观光活动。昨天我发给你的计划和路线，李总觉得怎么样？”初秘书：“ 李总觉得很好。只是他还想再看看北京近年来的城市建设。”高叶：“好的，没问题。我可以在旅游活动中再加上一个城市景观一日游。”初秘书：“ 那太好了，谢谢。 ”高叶：“不用谢。 ”初秘书：“ 再见。”高叶：“再见。 ”“台湾客人，一定要好好接待。还差什么呢？数码相机，还有北京旅游地图和常备药。得赶紧准备去。” 高叶放下电话，开始为来宾的接待活动做准备。2 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（应至少找出 15 处正误点）。 情景一 （宏远公司会议室） 宏远公
8、司会议室，桌面上有上次会议遗留下来的牛奶盒、一次性水杯等杂物。 高叶身着米黄色西服套装来到会议室门口，一一引导与会人员进入会议室。她把客人引领到会议桌对门的座位边，把主持会议的王总引领到会议桌背门的座位边，自己坐在王总右边。 王总开始讲话，高叶主动做会议记录。 王总：“请先介绍一下贵公司的经营项目和经营状况吧。高秘书，你来做记录。” 高叶：“ 好。” 客人甲：“我们公司是由中韩两国合资组建的，成立于 2000 年，到目前全国各地都有营销点王总：“好，贵公司的情况我们都了解了。现在休息一会儿。” 高秘书给客人倒咖啡。她把煮好的咖啡倒入咖啡杯，然后用手从糖块杯中取出糖块放上，再用嘴吹吹，用汤匙搅一
9、搅，分别放到客人面前。 高叶：“请喝咖啡。” 客人乙： “谢谢。你们的加湿器在我们那里卖得很火。” 高叶：“ 是吗？那是我们公司的产品。” 情景二 （高叶办公室） 高叶办公室里，组合式办公桌上有一盆君子兰，桌上摆有文件盒、扫描仪，地上摆放着粉碎机、电脑主机、打印复印一体机。 高叶在打印会议纪要：“会议纪要终于整理好了。” 然后，高叶将当天的会议记录放入粉碎机粉碎。 高叶回到办公桌前。电话铃响，三声之内高叶接起。 高叶：“你好！宏远公司。” 对方：“你好！我是广丰公司的小何。我收到了你在我答录机上的留言，有急事吗？” 高叶：“ 是呀！我们有几种办公用品快用完了，需要你们送货。” 对方：“ 需要什
10、么呀？” 高叶：“我看一下。” 高叶翻开文件夫，只见一份编号为 C101 的存货（料）卡上显示：另一份编号为 C203的存货（料）卡上显示：高叶：“我们要进文件夹 70 个，要有颜色的。另外，最近我们忙于会议，复印纸用量大增，快没了。你能不能紧急送货，明天就送 45 包？” 对方：“ 我们公司刚进了一批 A4 纸，纸质不错。你们还不如多进一些，进 100 包吧？” 高叶：“ 太多了吧？” 对方：“这又坏不了，留着慢慢用呗！” 高叶：“ 那好吧。明天一定要送到。 ” 对方：“没问题。再见！” 高叶： “再见！”挂上电话。 情景三 （高叶办公室） 秘书钟苗进来。他左手拿了个文件夹，右手拎了瓶红色包
11、装盒的五粮液酒。他把酒放在高 叶身边的桌子上，向高叶递上文件夹。 钟苗：“高叶，给区质检科的报告打印好了。经理出差了，这是质检报告，你给看一下，”接着又递过另一张纸，“ 这儿还有产品说明书。” 高叶一一接过，看了看，拿过桌上标有“区级文件” 的文件盒，把产品说明书放进去，再拿起质检报告问：“ 是按公司产品说明书写的报告吗？” 钟苗：“是啊！” 高叶打开报告，翻到最后一页。只见上端印有“此页无正文” 字样，下端落款处印有“宏远公司”“6 月 25 日”两行字。高叶拉开抽屉，拿出公章，将报告放置于文件盒上盖印。由于文件盒软塌塌的不结实，印文显得模糊不清，高叶将报告递给钟苗：“用快递发出去吧。另外，
12、跟阿拉伯客人有个签字仪式，准备妥了吗？” 钟苗：“ 准备好了。公司备有一块紫红色台布。还给阿拉伯客人准备了礼品。” 高叶：“ 紫红色的也行呀！那礼品是什么呢？” 钟苗递过红色包装盒的五粮液酒：“ 噢，就这个！” 高叶接过五粮液：“ 好。”二、工作实务3 背景说明：你是宏远公司的行政秘书高叶，下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。便条高叶：公司定于 2011 年 12 月 25 日举行公司年会暨总结表彰会，会期两天。为了把这次会议开好，我正在拟写这次会议的筹备方案，想请你就会议筹备方案的内容和筹备机构的人员分工给我一些建议，这次会议初步准备分成总指挥、副总指挥、宣传策划组、会务组和秘书组来准备
13、，请你帮我将五个组的分工制成表格。行政经理年月日4 背景说明：你是宏远公司的行政秘书高叶，下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。便条高叶：下周我将会接待三位来自欧洲的客人，请你为客人准备礼品并把准备礼品的想法发个邮件给我。谢谢！行政经理年月日5 背景说明：你是宏远公司的行政秘书高叶，下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。便条高叶：公司新来一位档案员，请你今天下午两点在公司小会议室向她介绍一下开展档案利用工作的方式和开展档案利用工作的要求，并将介绍提纲送我过目。行政经理年月日秘书资格三级（实操考试）模拟试卷 10 答案与解析一、案例分析1 【正确答案】 (1)上班前准备时间不足，并在匆忙中将
14、篮球带入办公室。()(2)办公室物品摆放凌乱。()(3)穿运动服进领导办公室，不符合企业秘书的着装要求。()(4)在领导的要求下能迅速赶到。()(5)公司支票掉在办公室地上，粗心。()(6)进领导办公室先敲门，有礼貌。()(7)主动征询领导的意见并做好记录。()(8)及时为领导决策提供合适的建议。()(9)为来宾准备的礼物既有纪念意义又有档次。()(10)出领导办公室不关门。()(11)提前预订酒店并进行确认。()(12)能重视来宾的安全保卫工作。()(13)请下属帮忙购置赠送来宾的礼物，注意了人力资源的配置。()(14)介绍信写法不规范。 ()(15)印章没有盖在署名上。()(16)公司印章
15、随便放在办公桌上，没有做好安全工作。()(17)与来宾秘书进行及时的信息沟通，做好接待工作。()(18)接待计划周详，并能提前请领导确认。()(19)能根据实际情况修改接待计划，有灵活性。()(20)对来宾接待中的设备需求考虑周到，并能及时做好准备。()2 【正确答案】 (1)会议前没有清理会场，会议桌上有遗留物。()(2)引导与会者入座，并安排客方坐对门位置，主方坐背门位置。()(3)主动做好会议记录。()(4)会中休息时主动给客人倒咖啡。()(5)用手拿取糖块放人客人的咖啡杯里。()(6)用嘴吹冷咖啡给客人喝。()(7)把电脑主机、打印复印一体机，粉碎机摆放地上。()(8)及时整理会议纪要
16、。()(9)会议纪要整理好后，将会议记录销毁。()(10)库存量已低于最小库存量之后才订购办公用品。()(11)订购办公用品超过 “最大库存量”。()(12)没有指出 “质检报告”的尾页出现“此页无正文”的错误。()(13)没有指出 “质检报告”的落款缺少年份且用阿拉伯数字标注日期的错误。 ()(14)没有指出 “质检报告”文末缺少联系人及其电话号码的错误。 ()(15)把文件放在软塌塌的文件盒上盖印，以致印文不清晰。()(16)保管印章的抽屉没有加锁。()(17)没有请示领导就擅自为上报的“ 质检报告”用印。 ()(18)“质检报告”盖印后没有登记。()(19)同意与阿拉伯客人的签字仪式上用
17、紫红色台布。()(20)同意给阿拉伯客人送五粮液白酒。()(21)同意给阿拉伯客人送的礼品用红色包装。()(22)关于送什么礼物以及标准是多少，都没有请示领导而自作主张。()二、工作实务3 【正确答案】 会议筹备方案的内容包括：(1)会议的目的与宗旨、会议的内容、形式（会谈名称）；(2)会议的主题与议题；(3) 会议的议程和日程；(4)时间和地点；(5)参会人员组成；(6) 确定会议所需的设备和工具；(7)会议文件的范围及印制和复制；(8)会议经费预算； (9)会议住宿和餐饮安排；(10) 会议筹备机构和人员分工（各项工作负责人、各项活动的推进计划）。会议筹备小组的分工：会议机构的分工要分工明
18、确、责任到人、各司其责、加强协调、经常汇报。4 【正确答案】 (1)涉外赠礼首先应明确关系亲疏与性别、明确送礼的原因、受礼者的特点；(2)礼品应具有本地或本国特色；(3)注意不同国家的礼俗禁忌；(4)按照财务规定经济实用；(5)电子邮件格式正确；(6)有适当的沟通用语。电子邮件收件人：126com发件人：gaoye126com主题：礼品准备想法礼品：中国的绘画，香槟，中国书法，手工艺品如剪纸等。想法：给欧洲国家客人准备礼品应特别注重其习俗禁忌，不宜送有孔雀、大象、仙鹤和猫为主图案的礼物，也不宜送单数，且礼物要避开 1、13 这两个数字；法国不宜送其菊花、杜鹃花、牡丹花、黄色的花，纸花且礼物颜色
19、避开墨绿色；对于来自英国的客人，不要送其贵重的礼品，也不能送百合花礼品，包装要撕掉标签，包装要讲究，选择包装纸要注意上面的花纹、文字及颜色。可以送 3 位客人每人一瓶香槟，一副中国“ 吉祥如意”的装裱书法。5 【正确答案】 档案利用工作的方式：(1)开设档案阅览室，直接提供档案原件或复印件。(2)档案外借，指按照一定的制度和手续将档案携出阅览室阅览、使用。(3)制发档案复制本，根据档案原件制发各种复制本，是档案部门特别是档案馆开展档案利用工作的一种重要方式。(4)制发档案证明，根据利用者的申请，为证实某种事实在所保存档案中有无记载和如何记载而开具的书面证明材料。(5)提供咨询服务，是档案人员以档案为依据，以自己所掌握的业务知识和专业技术知识为基础，对查询者提出的问题进行解答，或者指导其获得有关某方面档案的线索。(6)印发目录，为了交流信息，将档案目录印制分发而进行的档案利用，包括内部印发和外部交流两种方式。(7)举办档案展览，就是根据某种需要，按照一定主题，系统地陈列档案材料。开展档案利用工作的要求：(1)依法开展利用工作。(2)主动、及时开展利用工作。(3)不断完善档案利用方式和手段。(4)掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用。
