1、秘书资格二级（实操考试）模拟试卷 5 及答案与解析一、案例分析1 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 10 处正误点)。情景一宏远公司为了扩大公司的生产基地，正在进行艰苦的房产购置谈判。会议室内，客方坐对门一排，主方坐背门的一排。谈判双方人数均等，各五人。室内绿叶常青、干净利落。王总：“我们今天的谈判按照有关的规定进行。关于付款方式和付款办法，我们已经写在新的合同条款中，现在讨论一下，希望我们能够合作愉快。施助理，你把合同分发一下。沈总经理，我还有个会，我去下面关照一下，就回来。”客方沈总朝王总点了点头。沈总：“首期付款少了一点，能不能提
2、高到 50，地上物的搬迁费用很高啊，我们垫支很难。”施林：“沈总，我们这次修改考虑到您那边的要求和困难。您看，我们已经把第二期付款的时间提前了不少，这样双方都可以缓解自己的困难。”沈总：“那 只好这样吧。 ”谈判结束，众人退去。情景二总经理办公室，施林与总经理交谈。王总：“今天谈得不错，越来越接近我们的预想了，你怎么知道他们那些业主急于搬迁?”施林：“他们的网站论坛上有不少贴子都在说这些问题。我们了解到他们还有一大堆订单还没拿下来，现在特别急于成交”这时，施林手机响起。施林：“对不起，王总，我接个电话(按键，在原座位上接听 )你好，我是施林，噢，第三稿修改好了。好，前两次的文本注意保存好，打印
3、数量和昨天一样。对，准备签字仪式的用具和场地，签字后的用餐就按我昨天说的办。”情景三施林办公室，施林拿起桌上的电话拨号。施林：“钟苗啊，因为时间紧，为了把方案尽快定下来，我看可以用头脑风暴法，让技术人员大胆参与，提出建议。对，要有专门的时间和会议地点，专人组织下。好，我会抽时间来参加，再见。”敲门声响。施林：“请进。 ”员工：“施助理，我们那的刘娜买房子，由于付款有问题，想让公司给开个担保，你看?”施林：“这不能办啊。公司在用工合同上，没有那规定和义务。你让她再看看合同，想想别的办法。” 员工：“嗯，好吧。 ”施林：“唉，别急，这里有一份会议评估表，是刘娜设计的，积极性可嘉，就是有点用着不方便
4、，你让她再改改。”员工：“好的，修改后发到你的邮箱里吧。”施林：“可以，我每天都会看我的邮箱。”2 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 15 处正误点)。情景一日本一公司人员将来宏远公司考察，有意与宏远公司在技术领域进行合作。秘书施林身着职业装，正在向总经理汇报工作。施林：“这次日方安排了一个副总带队。”总经理：“ 噢。”施林：“我建议，咱们实行对等接待，请您一定要出席接待宴会。”总经理：“ 哦，哦。”施林：“其他的活动，如果您没时间的话，就由一位副总全程陪同。您看这样安排行吗?”总经理：“ 我看可以。那你看由哪位副总出面接待呢?”施林：
5、“刘副总是我们公司的女强人，她对产品和市场都非常熟悉。”总经理：“ 哦。”施林：“她英语又好。上次接待美国客人接待得就很成功，要不这次还是由她来接待，怎么样?”总经理：“ 这次是日本人，我看由赵志刚赵副总经理接待。赵副总经理他年龄大一些，性格稳重一些，这样更好。”施林：“可是，赵副总正在上海分公司检查工作呢，再说他对新产品好像也不太熟悉。”总经理：“ 哦，这个不要紧。这样，让他明天坐飞机赶回来。今天赶紧把相关的材料给他发过去，让他先熟悉一下。技术问题由成品部的技术人员负责，这方面对他不是问题。”施林：“那好吧 !我这就去通知他。 ”总经理：“噢。 ”施林：“还有其他的陪同人员，您看怎么安排?”
6、总经理：“ 其他的陪同人员我看应该注意这么两点：第一，尽量安排男性；第二，应尽量安排英语好的。其他的问题你就看着办吧。”施林边听边作记录。施林：“好，王总，那我马上去准备。”总经理：“ 行，行。”施林：“王总，您还有其他指示吗?” 总经理：“ 没有了。你赶紧着手准备吧 !”施林：“好，好。 ”情景二(施林办公室，办公桌上文件摆放整齐，电话放在桌子左边，窗帘已拉开，办公室内，光线充足)施林回去后立刻打电话安排工作。施林：“好的，就这样吧!记住啊，日本的传统礼节是鞠躬礼，咱们接待的时候千万不要失礼了啊!就这样，噢，好，好。”(这时有人敲门，施林挂断电话)施林：“请进 !”对方：“施助理，这是你叫我
7、拿的产品多媒体介绍说明，您先看一下，我存在盘里。”施林：“哦，好的，给我。”( 施林接过盘，准备连接电脑)对方：“施助理，传真机坏了，给赵副总发的关于新产品开发的资料现在没法发过去。您看?”施林：“那些资料可得注意保密啊!”对方：“噢。 ”施林：“王总上午交待一定要传给赵副总。要不，你用电子邮箱传过去，这样比较快些。”对方：“好 !不过我的计算机现在不能用。 ”施林：“为什么呀 ?”对方：“您忘了昨天我的机子染上病毒了，您让我把硬盘格式化了，现在还没有装好系统呢!”施林：“哟，我还真给忘了。要不这样吧，一会儿我来发这个邮件。你不用发了，你去安排接站和宴会的事情，还有买礼品。”对方：“行。我现在
8、就去办。”( 离去)(施林拿起话筒打电话)施林：“喂，钟苗吗 ?我是施林。 ”对方：“哦，施助理呀。”施林：“明天日本客人就要到了，你负责的事情准备得怎么样了?”对方：“接站的车我已经安排好了，给客人送的鲜花我明天一早就去买。施助理，我跟你说啊，我跟花店老板说好了，听说日本人特崇尚菊花，所以我准备用 9 支各种颜色的菊花扎成一束，一定特好看，您觉得呢?“施林：“不行，不行。不能用菊花，得换成别的，百合什么的都行。”对方：“哦，我知道了。”施林：“宴会你安排了吗?”对方：“宴会安排在金洋大酒店，菜基本上都是当家菜，呆会儿我把菜单给您看一下吧!”施林：“好的。 ”对方：“另外，您看是喝白酒还是红酒
9、?”施林：“还是白酒吧。无酒不成席嘛。噢，对了，礼品买了吗?”对方：“我还拿不定主意呢，正想请示您。我去商店看了一下，景泰蓝工艺品和牛角梳都不错。牛角梳很精致，我觉得特实用。”施林：“噢，还是买景泰蓝更好吧!包装一定要精致一些。 ”对方：“知道了。 ”施林；“另外，给他们带队的副总准备一份文房四宝作为礼品送给他。”对方：“好的。 ”施林：“记住啊，这份礼品一定不要当面送给他，要在私下送给他，知道吗?”对方：“知道了，您放心吧。”二、操作题3 背景说明：你是宏远公司的总经理助理施林，下面是总经理需要你完成的几项工作任务。便条施林：为了提高档案工作的质量和效率，公司需进一步完善档案管理制度。请你介
10、绍一下常见的几种档案管理制度包括的主要内容，于本周末以电子邮件的形式发给我。总经理：年 月日4 背景说明：你是宏远公司的总经理助理施林，下面是总经理需要你完成的几项工作任务。便条施林：最近公司的总经理办公会要集体审核明年 5 月召开的企业发展战略高层研讨会的筹备方案，请你为参会人员归纳几条审核重点，并介绍一下主要的审核方法。总经理：年 月日5 背景说明：你是宏远公司总经理助理施林，下面是总经理需要你完成的几项工作任务。便 条施林：我将要代表公司与国华科贸有限公司就技术转让之事进行谈判。请你就下面几个问题作出书面建议：(1)谈判前应收集哪些资料?(2)谈判中可采用哪些策略?(3)谈判中你会做哪些
11、配合性工作?写好后，请尽快交给我。总经理：年 月日秘书资格二级（实操考试）模拟试卷 5 答案与解析一、案例分析1 【正确答案】 (1)谈判环境幽雅、安静。()(2)谈判桌上做好席卡，且座次安排正确。()(3)谈判开始前，能准备好合同文本，并分发给谈判双方。()(4)在谈判中坚持了轻立场，重利益，对事不对人并努力寻找解决之道的原则，既满足了对方的要求，又反过来满足了己方的要求，努力追求“双赢” 。()(5)注重了时机性策略。即当对方摆出种种“ 困难” 时，及时回答对方：我们已考虑到您那边的要求和困难。您看，我们已经把第二期付款提前了不少造成既定事实，欲擒故纵。()(6)注重了商务谈判中答复和说服
12、的技巧。()(7)回答时语言简洁，不啰嗦。()(8)谈判中，善于引导谈判沿着己方确定的主题与目标进行。()(9)谈判前，能利用现代化技术收集对方相关资料，以便了解对手，确立谈判目标。()(10)施林在总经理办公室，当着总经理的面接手机并大声与对方交谈。()(11)能要求下属保存前两次谈判合同文本。()(12)能坚持按公司合同办事，不给员工买房做担保。()(13)能引导下属用头脑风暴法来帮助决策。()(14)对团队成员的工作成绩能及时给予肯定，并指出其不足之处。()(15)能利用电子邮件等先进方式与团队成员进行信息沟通。()2 【正确答案】 (1)身着职业装。()(2)接待计划在确定之前请领导作
13、决定。()(3)把总经理出面接待日本副总经理说成是“ 对等接待” 。()(4)建议让刘副总 (女)出面接待日本客人。 ()(5)建议让英语好的人出面接待日本客人。()(6)对领导的指示能当场作好记录。()(7)桌面摆放整齐，办公室采光充足，办公环境好。()(8)电话放在左手边，便于接听和作记录。()(9)对领导布置的任务及时落实。()(10)适时督促指导下属的工作。()(11)熟悉日本的见面礼是“ 鞠躬礼”。()(12)提醒同事做好信息的保密工作。()。(13)当传真机坏了时，能及时改用邮件发送信息。()。(14)按照日本人的礼仪来决定送什么花。()(15)按照日本 “无酒不成席”的风俗来布置
14、接待工作。 ()(16)告诉钟苗不能给日本客人送牛角梳而改送景泰蓝。()。(17)告诉钟苗给日本客人送礼的包装要精致。()(18)要钟苗给带队的日本副总送一份文房四宝。()(19)提醒钟苗给日本副总送礼时，要在私下进行。()二、操作题3 【正确答案】 电子邮件寄件人：shilinsina com收件人：sinacom日期：年 月日内容：几种常见的档案管理制度包括的主要内容：(1)档案管理办法。规定档案管理的总体要求和原则，明确档案事务中的各种关系。内容包括：总则、档案管理体制及其职责、文件材料的形成与归档、档案的管理、奖励与处罚等。(2)文件材料归档办法。主要规定文件材料立卷归档的职责、归档文
15、件材料的基本要求、整理标准、文件材料归档时间、归档份数、移交手续及关于文件材料归档范围和保管期限划分的附录。文件材料归档办法是职能部门进行归档工作的基本规范，是档案部门指导、检查文件归档工作的依据，是做好档案收集工作的依据。(3)档案鉴定工作制度。其内容包括：档案鉴定工作的原则与方法、档案保管期限的确定、档案鉴定工作负责人、鉴定程序、档案销毁工作的有关要求等。(4)档案保管制度。其内容包括：档案安全问题、进出库房登记、库藏档案定期检查、设备管理、清洁卫生等。(5)档案借阅制度。其内容包括：阅览室借阅对象、档案阅览范围、批准权限和入室手续、档案借阅和归还手续；利用者借阅档案的若干具体规定。(6)
16、档案保密制度。其内容包括：保密工作的组织、档案保密措施、保密人员要求、密级档案的保管、利用密级档案的审批程序、利用密级档案应遵守的规定、密级档案的降密和解密、泄密应承担的责任等。(7)档案人员岗位责任制度。其内容包括：档案人员的职责、权限、任务、考核和奖励措施。(8)档案库房管理制度。其内容包括：档案库房管理的原则、档案安全保管的总体要求、库房管理措施、库房温湿度的控制、有关的纪律规定。4 【正确答案】 会议筹备方案的审核重点及主要审核方法：会议筹备方案的审核重点：(1)审核会议的主题与议题是否准确反映了策划案中的会议宗旨。(2)审核会议的议程、日程安排是否科学合理。(3)审核会议与会代表的组
17、成结构。(4)审核会议筹备机构的组建情况，人员分工是否合理有效。(5)审核会议经费预算表和预算报告，尤其是部分费用的细目表。会议筹备方案的审核方法：(1)全面审核法。全面审核法即对会议筹备方案的内容进行详细的、具体的审核，对与会议筹备有关的方面和数据都要进行核实，这种审核方法主要是对与会议筹备方案的有关的大量文件进行全面的审核，内容包括：审核会议的议程和内容是否在法定权力或组织权力之内。审核会议周期是否符合要求并满足需要。审核会议议程是否科学民主。审核主持人的条件是否与会议要求相符。审核方案所选择的会场是否适合于会议的人数和主题，有无在会议通知上标明会场所在位置或附上交通指南。审核在会议召开前
18、一周是否已将会议所用标明大会名称的横幅制作完成，横幅的颜色、字体和大小是否得当。审核会议出席人员的签名名册是否载明了参加会议人员的简单而必要的信息。审核有无安排专人在会议进程中对会议过程及内容做全程记录，并安排专人摄影或摄像以作为公司历史资料。审核是否已安排专人负责对特殊情况作紧急处理。审核是否安排专人负责会议决议整理与处理。(2)重点审核法。重点审核法即对会议筹备方案涉及的会议目标和宗旨、经费预算、议程和日程、筹备机构的组建情况等重点内容进行审核，特别要对会议的经费预算和使用、会议的准备工作进行审核。审核侧重于部分会议文件和数据表格。(3)会议审核法。会议审核法即组织领导、专家和相关部门对会
19、议筹备方案进行会审，由筹备方案的策划和草拟人员对方案进行介绍，再由各方人员进行会商协调，最后由主审人员集中参会领导和专家等的意见进行补充与修正。5 【正确答案】 书面建议：(1)收集的信息资料有：己方信息：我方经济实力、技术实力、竞争实力等，客观地了解自己，力争在谈判中取得主动权。对方信息：谈判对手的基本情况。了解对方的法人资格、资信状况、地址、谈判对手的身份，这是谈判的基础。对这些基本情况应予审查或取得旁证。谈判对手的经营情况及历史沿革。谈判对手，尤其是主谈人的个人情况，如年龄、学历、资历、个性爱好、风俗习惯、价值观念等。还要了解行业和市场的信息，如合作生产或经营的产品的销路、档次等。(2)谈判中可采用的策略有：联络感情； 树立形象； 争取主动；求上取中； 声东击西； 暂停；假设条件； 坦诚；催促；马拉松式。(3)谈判中应做的配合性工作：全面、准确地做好谈判记录。必要时应与谈判班子核对，有时还需双方过目、签字。拟订协议。拟定协议时要注意：协议涉及的条款不能与国家法规发生矛盾；对重要条款必须认真斟酌，不要轻易让步；协议的内容要具体，不能含糊；文字表达要严谨，措辞要明确肯定，不能有歧义，否则，会给以后执行或出现纠纷留下隐患。
