1、秘书资格五级（实操考试）模拟试卷 4 及答案与解析一、案例分析0 背景说明：你是宏远公司行政秘书初萌，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。1 公司将于两周后在西城大厦召开新产品展销会，客户中有北京、广州、上海、海南、黑龙江等地的企业，其中有几家企业正在由深圳、温州等地迁到北京、上海等地。此次会议通知由你负责发送。为了确保应到的客户都能按时接到通知，请用备忘录的形式向我说明你准备采用哪些措施来做好这些工作，特别是怎样发送到正在迁移公司的会议通知。2 房地产开发公司要在市郊某地开发建设一片规模为 50 万平方米的经济适用房，定于 10 月 10 日动工，并准备邀请市有关领导参加开工典礼。请你代该房
2、地产开发公司拟写一封邀请信。要求格式完整、内容明确、文字标点规范。3 背景说明：您是宏远公司行政秘书，下面是行政经理谢飞需要您完成的几项任务。二、工作实务4 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 10 处正误点)。情景叙述宏远公司销售部办公室，销售部秘书钟苗身穿职业装正在办公室打字，办公桌上堆放着文件夹等办公用品。办公桌前的茶几上书报、食品包装袋等横七竖八，显然是没有收拾打扫。有人敲门，钟苗不作理会，继续埋头打字。一男士推门进来，钟苗头也不抬：“ 有什么事吗 ?”男客：“我找销售部经理。 “并双手递上名片。钟苗一只手接过名片，没看一眼就置于
3、桌上，继续打字。男客见钟苗不吭声，随手拿起办公桌上一份文件翻阅起来。钟苗：“你这人倒不把自己当外人。说吧什么事?”男客：“对不起。“放回文件说：“我来找张经理。“钟苗拿出工作计划本，问：“你跟张经理约过吗?“男客：“ 没有，但今天有要紧事要谈。” 钟苗：“你没约好。我不能安排他接待你。” 男客：“ 秘书小姐，帮帮忙吧 !我今天确实有事要找张经理谈。“ 钟苗：“那你等会吧 !我给你联系一下。 ”男客坐在钟苗对面的沙发上，看到旁边茶几上乱七八糟的物品他不禁皱了皱眉头。钟苗拿起客人的名片，当着客人的面打电话：“张经理吗?这里有一个信宇公司的蒋先生要找你 ”钟苗对客人说：“那位先生，张经理现在可以接见
4、你。“然后她打开文件夹上的来访登记簿说：“你先登个记吧。“ 男客：“小姐，能借支笔用一下吗?“钟苗边递笔边说：“下次来要提前预约啊!“男客：“好的，好的。这次来不及了，很抱歉。”钟苗与初秘书一道检查会议准备工作。钟苗：“今天总经理开会将讨论公司的技术改造问题，请了不少专家来。你检查一下多媒体设备。“初秘书：“多媒体的接口有问题，屏幕上还是有黑影。“钟苗：“我不是交代过你，让厂家来修吗?“初秘书：“我让厂家看过了，他们说要换零件，需两千多元钱。施助理说凑合着用，等坏了再修。”钟苗： “他说的?要是会议上出了什么问题谁负责?你赶快让厂家来修理。我会跟王总请示的。” 初秘书： “你越过施助理直接请示
5、王总，好吗 ?”钟苗：“ 有问题我担着。你只管把分内的事做好。”初秘书：“ 好心当作驴肝肺。 “钟苗：“ 初秘书，你不觉得这屋子有点凉吗?” 然后走到空调前：“我说怎么这么凉，都 15以下了。以后设在 20左右就行了。 “5 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 10 处正误点)。 情景叙述宏远公司，墙壁上的挂钟显示的时间是上午 7：50，钟苗身着西服套装走进办公室，拉开窗帘，推开玻璃窗，擦拭办公室，然后打开电脑。电脑旁的拐角低柜上放着打印机，背向窗户。钟苗：“系统界面怎么换了? 今天的工作日志在哪儿呢 ?“钟苗正查找着，电话铃响了。钟苗：
6、“你好，宏远公司。” 对方：“钟秘书，我是王总，MI 新产品发布会的策划方案准备得怎么样了?”钟苗：“差不多了。 ”对方： “一会儿拿来给我看看。“钟苗：“好的，王总。 “放下电话：“这可麻烦了。先这样吧，让王总看完我再改。”钟苗打开抽屉拿出化妆品补妆，再匆匆忙忙把打印好的策划方案用订书机订上，一遍不行，又订一遍。宏远公司王总办公室，钟苗敲门。王总：“请进。”钟苗走进办公室：“ 王总，这是您要我做的策划方案，请您过目。”“我看一下。 ”王总起身接过方案， “怎么这么乱啊，页码也没排。新产品发布会，新产品技术说明、发布会时间、地点、邀请对象。哎，上次我专门提到的李总和赵总工程师怎么没有列入邀请对
7、象?”钟苗：“噢，您瞧我这记性。回去我马上补上。您放心，肯定不会影响下午发出请柬。”王总：“你这个策划方案得拿回去重做。“钟苗：“好的。”王总：“钟苗啊，做事不能总是马马虎虎的。“钟苗：“好的，我下回一定注意。“王总：“策划书上提到的发言稿、回答提纲还有报道提纲等都要准备好。你提醒各个部门负责人去完成。另外，咱们要开个预备会，会议主要部署新产品发布会的准备工作。会议时间安排在后天下午两点，你要尽快把通知发下去。另外，会议室要安排一下。”钟苗拿出随身携带的小本子，边记录边说：“好的。还有，新产品发布会是否要派车去接嘉宾?”王总：“当然要派车。你负责安排好这件事。” 钟苗： “好的，我一定办好。”
8、王总：“方案你拿回去改一下。 “钟苗：“好，回去我先改方案，再安排预备会和车辆。王总，没事我先走了。”王总：“好。 ”钟苗离开。钟苗办公室。时钟显示上午 10：00钟苗在电脑上修改新产品发布会策划方案。钟苗：“光线怎么这么强啊。” 她没去拉上窗帘而是拿起桌上的一张纸在电脑上挡了挡光，电脑上显示的是补充的邀请对象名单。钟苗接着打字，电脑上显示的是：宏远公司新产品发布会预备会通知一、会议日期：2005 年 10 月 20 日二、会议地址：宏远公司第二会议室三、参会人员：各部门经理、总经理、董事长四、会议时间：上午钟苗：“总算打完了，可以发了。“钟苗拿起电话，拨号：“喂，车队小王吗? 我是钟苗。“对
9、方：“钟秘书啊，您好，有什么事吗?”钟苗：“周三我们要开新产品发布会，除了上次我要的两部车外，还需要增加两部轿车去接一下宏达公司的李总和世纪集团的赵总工程师，有没有问题?“对方：“那比较困难，只剩下一辆车了。王总说不能随便派出，要留着备用。你上次的用车计划里，可没说要那么多车啊!”钟苗：“是我没考虑好，是哪些部门还预约了车子?”对方：“周三财务部要车去银行，行政部要车去买办公用品，生产部经理要车去飞机场。“钟苗：“怎么全赶一块了。哦，我知道了。要不这样吧，我去和行政部协商一下，让他们打车去，腾出一辆车来，加上剩下的这辆就够了。我协商好了再和你联系吧。“ 对方：“那，能行吗 ?”钟苗：“这你就不
10、用管了，你只管准备好车子接人就是了。“对方：“那好。 “ 秘书资格五级（实操考试）模拟试卷 4 答案与解析一、案例分析1 【正确答案】 备忘录发给：行政经理苏明发自：秘书初萌日期：2004 年 3 月 26 日内容：发送新产品展销会通知的措施(1)会议通知发送的对象，对照发送名单认真抄录地址、邮编、单位名称，不错发。(2)装信封和邮寄时，做到不错装、漏装、漏寄。封袋前认真核对信封上的地址和邮编，避免因填写错误造成通知不能准时送达。在信封上醒目标出“会议通知” 字样，以提醒客户及时拆阅。(3)认真落实会议通知发送的回复确认环节。在发出通知两三天后，即可通过电话、传真和电子邮件等方式及时检查通知发
11、送是否已落实，抓紧确认。(4)对正处于迁址过程中的发送对象，可先通过电话、传真和电子邮件等方式与对方核实地址和邮编(如无法确定，可同时向该客户的新、旧地址发出会议通知)。(5)对正在迁址的公司要重点确认是否到会。2 【正确答案】 本邀请信分标题、称谓、正文、落款、成文日期五个部分，结构完整，文字简洁明了，时间、地点、内容均交代明确，而且注意了语气的诚恳热情。3 【正确答案】 发送通知应注意： (1)检查所有的通知中是否已附上了会议日程，然后再封口。 (2)如某些客户不熟悉燕丰宾馆的确切地点，应附上一张简明的交通路线图。 (3)检查寄送通知的信封上地址、姓名、邮编是否齐全，有无错寄、漏寄。二、工
12、作实务4 【正确答案】 根据以上分析，我们对钟秘书的工作环境、工作表现和个人行为作出以下判断：(1)办公室没有绿色植物。()(2)办公桌上凌乱，茶几上乱放私人物品。()(3)着装规范。 ()(4)有人敲门不搭理，客人进来后也不接待。()(5)一手接过客人名片后，不看一眼就置于桌面上。()(6)因客人未预约不安排接待。()(7)问明情况后，打电话请示经理能否接待。() (8)当着客人的面给领导打电话。()(9)让客人在 来访登记簿上登记。()(10)会前检查会议准备情况。()(11)发现多媒体接口有问题，交代下属及时请厂家修理。()(12)出现问题，不是纵向沟通，而是越级请示。()(13)将空调
13、温度调到 20。()5 【正确答案】 (1)着装规范。()(2)提前 10 分钟到达办公室，主动打扫工作区域卫生，做好上班准备。()(3)办公桌上办公用品、文件摆放整齐。()(4)办公室采光充足，环境良好。()(5)电脑屏幕侧对强光，以致光线反射，看不清显示内容。()(6)办公室电脑没设置密码，导致系统界面换了。()(7)制作工作日志，以合理有效地管理和计划工作时间。()(8)电话用语礼貌规范。 ()(9)上班时间在办公室补妆。()(10)离开办公室没关电脑。()(11)进王总办公室先敲门。()(12)制定的策划方案零乱，没排页码，又没有会议主题与议题等相关内容。()(13)邀请对象里遗漏了王总事先指定的人员。()(14)做事总是马马虎虎，以致不能及时完成领导交办的工作。()(15)领导布置工作时能作好记录。()(16)与领导交谈时，能正确倾听和有效提问，适时给领导提出建议。()(17)马上去落实领导安排的修改策划方案，发布会议通知、安排车辆等事宜，做事能区分轻重缓急。()(18)会议时间不具体，且将下午写成了上午。()(19)会议通知中没说明会议主题。()(20)出现矛盾能主动和相关部门协调。()
