1、DB6105渭南市地方标准DB6105/T 145-2021物业服务规范档案管理2021-10-28 发布2021-11-28 实施渭南市市场监督管理局发 布DB6105/T 145-2021I前言本文件按照GB/T 1.1-2020 给出的规则起草。本文件由渭南市住房和城乡建设局提出并归口。本文件起草单位：陕西秦枫物业管理者咨询有限公司、陕西枫炜质量技术研究中心、渭南市临渭区物业管理工作中心、渭南市物业行业管理协会、渭南市检验检测研究院本文件起草人：王德华、冯小艳、陈高峰、王高峰、闫福强、王欣、雷超、刘志平、徐飞燕、商健本文件为首次发布。DB6105/T 145-20212物业服务规范档案管
2、理1 范围本文件规定了物业服务中档案管理的术语和定义、基本原则、管理要求、评价与改进等。本文件适用于渭南市区域内物业服务企业的档案管理工作。2 规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 20647.9 社区服务指南 第9部分：物业服务DA/T 22归档文件整理规则DA/T 25档案修裱技术规范3 术语和定义GB/T 20647.9中界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1档案管理对物业服务活动中形成的有保存价值的资料进行建档、
3、使用和管理的活动。3.2电子档案通过磁、光介质及云备份方式进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。3.3DB6105/T 145-20213案卷由互有联系的若干文件组合而成并放入卷夹、卷皮的档案保管单位，也是全宗内档案系统排列、编目和统计的基本单位。3.4立卷按照一定的原则和方法，将有保存价值的资料分门别类整理成案卷的过程。3.5档案管理机构物业服务企业内部负有档案管理职能的独立或者非独立的部门。4 基本原则物业服务企业档案管理应遵循以下原则：4.1 规范化。物业服务企业应建立健全统一的档案管理规章制度，并明确专职机构或专人负责组织实施。4.2 专业化。物
4、业服务企业对物业服务档案的管理应向专业化方向发展，在档案的类别划分、保存期限、层级管理和制度建设方面与物业服务的专业性相适应。4.3 完备性。物业服务企业应把档案管理作为企业运营和物业项目管理的基础工作，通过档案管理工作的持续改进为企业的内部管理和外部服务提供支持。4.4 安全性。物业服务企业应采取有效措施，确保档案资料的物理安全和涉密档案的信息安全。5 管理要求5.1 总则5.1.1 职责DB6105/T 145-202145.1.1.1 物业服务企业应将档案文件的形成和积累纳入日常管理服务的各个环节和有关人员的职责范围。5.1.1.2 物业服务企业负责人是档案管理的第一责任人，物业服务企业
5、项目负责人是档案管理的直接责任人。5.1.1.3 物业服务企业应接受城建档案管理机构的监督、检查和指导。5.1.2管理规划5.1.2.1 物业服务企业应制定档案管理规划，作为档案管理工作的总体指导。各部门、各项目应根据规划，制定具体的档案管理计划，明确归档要求，作为档案管理工作开展的依据。5.1.2.2 物业服务档案管理规划与计划应根据物业服务企业的管理服务需要、物业服务合同内容、相关方的特定要求、物业项目的具体特点和实际的资源条件状况等制定，具备针对性、实用性和前瞻性。5.1.3 资源管理5.1.3.1 基础管理物业服务企业应对档案管理所用硬件资源的保管、使用、维护等管理内容形成制度文件，实
6、行规范化管理。物业服务企业应对用于档案材料的信息资源进行有效管理，对涉及信息资源管理的内容形成制度文件，确保档案材料原始性与真实性。5.1.3.2 人力资源管理物业服务企业应根据管理服务需要设置档案管理岗位，明确岗位职责，配置相应的档案管理人员。物业服务企业在选聘档案管理人员时，宜考虑受教育程度、实际工作经验、专业知识、工作责任心、学习能力和其他行为素质等。5.1.4 培训管理物业服务企业应对档案管理人员进行系统性地培训，以帮助员工获得从事档案管理工作所应具有的职业道德、专业知识和职业技能。培训内容应包括国家档案管理法规；档案管理DB6105/T 145-20215和档案服务的理论知识；保密制
7、度；企业档案管理规章制度；企业的服务理念、企业文化；其他相关的理论知识和实践技能。5.1.5 工作规程管理5.1.5.1 物业服务企业应制定档案管理工作规程，并形成文件，纳入物业服务企业质量管理体系或目标管理体系中予以控制。5.1.5.2 制定工作规程时宜考虑要素：识别归档材料的不同特性；确定可用的软、硬件资源；确定档案管理人员需要具备的能力；确立档案管理人员行为、操作规范等。5.1.5.3 所有物业服务档案应有效签署，签署的要求包括 以下方面：签署格式符合物业服务企业的统一规定；必须由档案管理人员亲笔签署，打印签名无效；签署项包括签名和日期。5.2 档案资料的收集5.2.1 物业服务企业内部
8、各工作机构应定期将有保存价值的文件资料等集中移交给档案管理机构。实行物业服务分包的，应督促分包单位及时收集、汇总并移交所形成的物业管理档案。5.2.2 档案资料的收集内容应真实、准确，包括与物业服务有关的重要活动记录、日常工作主要过程记录和其他具有保存价值的历史记录等，档案资料收集内容参见附录A。5.3 档案的整理5.3.1 资料的整理物业服务档案资料的整理应符合 DA/T 22 的规定，同时满足以下要求：DB6105/T 145-20216档案实体档号标识与分类一致性；在原有的基础上进行整理、加工。5.3.2 档案的分类物业服务企业应根据物业服务的内容和性质对物业档案进行层级分类管理，统一档
9、案编码，物业服务档案的分类及编码见附录B。5.3.3 档案的立卷5.3.3.1 基本要求立卷应遵循物业档案资料的自然形成规律，保持档案资料的有机联系，便于档案的保管和利用。案卷宜遵循下列要求：案卷厚度一般不超过40mm；案卷内无重份文件，不同载体的文件分别组卷；案卷密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，以高密级为本卷密级。5.3.3.2 档案资料的排列档案资料按其形成或针对的年度分开归入其形成年度，跨年度的请示与批复归入批复年度，无批复的请示归入请示年度，跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度，跨年度的会议文件，归入会议起始的年度。档案资料按事项、专业顺序排列。同
10、一事项的请示与批复、同一文件的正本与定稿、正文与附件不应分开，并按批复在前、请示在后，正本在前、定稿在后，正文在前、附件在后，原件在前、复印件在后的顺序排列。图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。5.3.3.3 档案资料页码的编制档案资料页码应符合下列规定：DB6105/T 145-20217档案文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页码从“1”开始；页码编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；折叠后图纸的页码一律在右下角。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编定页码。5.3.3.4 档案资料目录的
11、编制档案资料目录式样应符合DA/T 22 图A2的要求。5.3.3.5 案卷的封面和装具案卷封面的内容视需要可包括档号、案卷题名、全宗名称、年度、密级、保管期限、共几卷、第几卷。全宗名称应填写案卷内资料形成的物业服务企业（或物业项目）的名称，填写时应使用全称或规范化简称。案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。物业服务企业使用的档案卷（盒）外观应符合DA/T 22的要求。5.3.3.6 案卷的装订案卷可采用装订与不装订两种形式。案卷装订应整齐、牢固，便于保管和利用。装订时必须剔除金属物，应按照本规范规定的顺序排列。5.3.4 档案的编目物业服务企业应编制统一的档案总目录，关联档案之间应设立互见号。
12、各类档案目录宜采用树形图，从大分类到小分类，再至细分、排序。5.4 档案的鉴定物业服务企业应建立档案鉴定小组，根据国家规定并结合企业本身的具体情况鉴别和判定档案的价值，确定档案的保管期限，并据此销毁失去保存价值的档案。5.5 档案的保存5.5.1 环境与安全DB6105/T 145-202185.5.1.1物业服务企业应划定专门区域用于档案的保存。档案储存环境应保持干燥、通风、清洁，并确保储存地点符合防火、防盗、防光、防潮、防虫、防尘等要求，应做到 以下方面：配置专人进行管理，钥匙由专人保管，禁止无关人员随意进出；存放档案的场所设置灭火器等消防设备；存放档案的场所有温度控制和调节；存放档案的场
13、所有防盗设施和措施；存放档案的场所设置防虫和防霉药剂；档案的借阅做好登记；经常性借阅的档案使用其复印件；定期对档案的完好性做检查。5.5.1.2物业服务企业应识别各种可能的风险因素，制定旨在确保档案安全的管理应急预案，并对相关人员进行培训，有条件的企业应组织应急演练。档案安全管理应急预案的内容通常包括 以下方面：物业项目单位的基本概况；物业服务档案的存放状况；各类危险因素及其发展特点；应急资源配置与应急力量部署；具体应急措施及战术方法；其他注意事项等。5.5.2 存放与排列5.5.2.1 档案的存放可采取竖放、平放和卷放的方式。5.5.2.2 档案应根据装具的档号、案卷码、一级类目、二级类目等
14、的层级顺序排列存放。DB6105/T 145-202195.5.2.3 物业服务企业应根据档案柜、档案架内档案存放的实际情况绘制平面示意图，供档案管理人员使用。5.5.3 保存方式物业服务企业应对档案实行原始资料和计算机电子档案双轨制保存。电子档案应定期备份，宜采取计算机系统自动即时备份和人工定期备份相结合的方式。对于特别重要的电子档案，可采取异地备份方式，提高档案资料的安全性。共享的电子档案应落实权限管理和网络安全管理措施。5.5.4保存期限档案保管期限分为永久、长期、短期三种期限。各类资料的保管期限参见附录A。永久是指物业管理档案保存期无限延续。长期是指物业管理档案的保存期限等于该物业的使
15、用寿命。短期是指物业管理档案保存15年以下。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应按最长期限保存。5.6 档案的登记与统计5.6.1 登记物业服务企业应做好档案登记工作，统一登记格式，规范登记的时限要求，明确登记管理责任人。档案登记信息应定期汇总整理，根据实际情况和工作需要，宜以每月、每季度或每半年为周期，最长不超过一年。物业服务档案登记工作包括：档案移交（接受）登记；档案借阅登记；档案销毁登记；档案状况检查登记；档案的利用效果登记。5.6.2 统计5.6.2.1 统计的内容统计包括建立档案登记台账；统计数据的采集；统计资料的整理；统计报表的填报；统计数据的分析。5.6.3 统计工作
16、的要求DB6105/T 145-202110统计工作的要求包括统计数据应确保准确、真实；统计工作应按统一的方法、计量单位和报表格式进行；统计报表应字迹工整、清晰。5.7 档案的使用5.7.1物业服务企业应建立档案借阅、使用登记制度，借阅手续齐全，使用涉密档案时审批手续严谨。借阅原始资料的，应按档案的不同密级，经相关负责人批准后办理借阅手续，做好借阅登记，并规定借阅期限。5.7.2物业服务企业宜使用计算机技术，实行档案电子化管理，并采用检索软件，充分发挥档案和资料的作用。5.8 档案的维护5.8.1 档案存放场所设施设备的维护档案存放场所设施设备应登记造册，建立设施设备档案，统一管理，加强维护保
17、养。设施设备的维护保养应包括防火、防盗设备的定期检查、检测；档案装具的定期除尘和检查维修；防虫防霉药剂的定期更新。5.8.2 档案的检查物业服务企业应定期对档案进行检查，应采用抽查的方式，检查内容包括档案数量的完整性；档案资料的完好性；档案存放的适宜性与安全性；同类档案格式的一致性；档案是否在有效期内；档案资料版本是否最新；签署是否完整及有效。5.8.3 缺失档案的补充承接查验时因为前任物业服务企业拒不移交档案资料，或因其管理不善导致档案资料不全的，或者在日常管理中因工作原因造成档案缺失的，物业服务企业应及时补充相关档案资料，以确保管理服务工作的正常开展。具体工作应包括 以下内容：DB6105
18、/T 145-202111在业主委员会配合下，对物业共用部位、共用设施设备等逐一进行实物查验，做好查验记录，并尽可能邀请具有公信力的第三方（如政府主管部门、街道办事处、社区居民委员会等）参加查验工作；重新建立共用部位、共用设施设备的运行、维修和养护技术档案；从建设单位、城建档案馆或其他渠道获取相关的原始档案资料。5.8.4 档案的修复档案修复的条件包括档案资料有损坏的；档案字迹不清晰的；档案资料有污迹的；案卷装订的线绳有破损的；案卷整体结构不牢固的。档案的修复工作应符合DA/T 25的规定。5.9 档案的交接5.9.1 交接的类型5.9.1.1 内部交接物业服务企业或物业项目负责档案工作的人员
19、岗位变动时应进行档案交接，档案的移交要建立移交清册，由所在的部门或项目负责人签字核准后向档案管理机构进行移交。5.9.1.2 外部交接5.9.1.2.1物业服务企业的档案外部交接包括与建设单位的交接；在物业服务机构更迭时与业主委员会的交接；与服务外包单位的交接。5.9.1.2.2 物业服务企业与建设单位的档案交接应符合国家有关法律、法规和规章的规定，文件材料完整，移交手续齐全，责任明确。在物业服务机构更迭时，物业服务企业应将档案资料整理完毕后制作移交清册，在规定时间内与业主委员会做好交接工作，共同在档案移交记录和协议上签字，确认交接工作的完成。5.9.2 交接的要点档案交接的要点包括 以下方面
20、：交接时应根据档案目录进行清点，确保实际交接的档案与目录一致；DB6105/T 145-202112对于重要设施设备的档案资料，应现场进行核对，确保一致；对于实际档案与目 录不一致、实物与档案不一致的情况，应如实做好书面记录，明确责任及提出解决的意见和建议，必要时可拍照或录像作为证据留存；交接记录和现场查验结果应由各方共同签字确认。5.10 档案的销毁物业服务企业应及时对保管期限已满和失去保存价值的档案进行销毁，销毁工作包括鉴定小组出鉴定结果；履行销毁审批手续；对应销毁的档案编制销毁清册；档案销毁；销毁清册归档保存。6 评价与改进6.1 评价的依据物业服务企业应定期对档案管理工作进行检查，检查
21、过程与结果应形成记录，经检查人和维护责任人共同签署确认后予以保存，并以此作为评价依据。6.2 评价的方式物业服务企业应定期对档案管理工作进行评价，通常包括企业内部各部门、各项目自评、互评；档案管理机构组织的专项检查或抽查；聘请外部专家或第三方机构进行的独立评价。6.3 评价的要点6.3.1管理工作记录是否完整，管理活动是否可追溯；6.3.2有无制定档案管理的制度规范和作业规程，可操作性是否满足需要，有无在实际管理中加以落实；6.3.3档案使用是否按规定进行登记；6.3.4档案管理工作的评价与改进机制是否健全，落实情况及效果是否符合预期；6.3.5档案的安全性是否得到有效保障；6.3.6档案管理
22、人员是否接受培训、是否熟悉档案管理业务。DB6105/T 145-2021136.4 改进物业服务企业应每年进行一次对档案管理工作进行全面评估，形成评价报告，对评价报告反映的问题进行分析，找出问题产生的原因并有针对性地采取纠正预防措施；同时，对新需求进行分析，及时改进。DB6105/T 145-202114附 录 A（资料性附录）物业服务档案内容及保管期限表A.1 物业服务档案内容及保管期限一 级 类目二 级 类目材料归档基本内容保管期行政后勤类企业资料1物业服务企业营业执照（五证合一）永久2物业管理服务合同长期3物业服务企业年度计划长期4物业服务企业有关规定长期5物业管理单位用房、租房的请示
23、、批示长期6房屋勘丈平面图、租金计算表、计算公式、汇总表、房屋情况统计表长期7物业管理费用申请、请示、批复长期8物业租赁情况报告、市场调查材料短期创示范单位资料1国家、省、市级创示范单位评比资料长期2行业评比资料长期3企业内部创优评比资料长期4企业标准化体系认证及其它认证材料长期5其它接待宣传工作1一般性参观团接待材料短期2专题新闻报道、采访、新闻发布会材料短期3来访领导题词签名册长期4来访者赠送礼品登记长期5其它社区文化管理1社区文化活动短期2会所管理制度长期3其它照片录音录像1各级领导视察本物业的声像材料永久2物业管理召开的重要会议和重要活动的声像材料长期3业主委员会召开的重要会议和重要活
24、动形成的声像材料长期4创建全国、市、区示范物业的声像材料长期5物业发生事故和事故处理的声像材料短期6物业管理获奖的声像材料长期7物业文体活动形成的声像材料长期8物业在对外活动中形成的声像材料长期9其它DB6105/T 145-202115表A.1 物业服务档案内容及保管期限（续1）一 级 类目二 级 类目材料归档基本内容保管期行政后勤劳 资 管理1机构设置与人事管理规定长期2员工花名册长期3员工工资表、劳动工资表、员工考评记录长期4用工合同台帐、社会保险记录长期5员工培训计划、措施、教材、记录、试题、考试成绩短期6人员增补申请表长期7聘用、辞退员工档案长期8专业技术人员档案长期9其它后 勤 管
25、理1固定资产登记册长期2物料采购计划表、供方评价记录短期3行政办公设备领用、维修、报废记录长期4物料管理、盘点资料，调离人员移交清单长期5其它物 资 管理1关于物资管理的规定、制度长期2关于物资的采购计划短期3关于物资管理台帐长期4其它办公设备1购置合同、发票长期2使用、维修说明书、维修记录、故障和事故记录短期3合格证、质保书、台账等长期4开箱验收清单短期5其它机 械 设备1设备购置申请、批复、发票长期2设备购置合同、协议、台账长期3设备装机图、零件图、电路图长期4设备安装使用维修说明书长期5设备测试安装记录长期6设备安全、操作规程长期7设备合格证质保书长期8设备运行、检修记录长期9其它运 输
26、 设备1购置合同、发票长期2使用、维修说明书长期3合格证、质保书长期4使用、维修记录，年度审验合格证书长期5验车单长期6图纸长期7其它DB6105/T 145-202116表A.1 物业服务档案内容及保管期限（续2）一 级 类目二 级 类目材料归档基本内容保管期行政后勤服 务 过程1.物业设备运行服务产生的文件材料长期2.保洁服务产生的文件材料短期3.保安服务产生的文件材料长期4.物业维修、更新费用资料，财务管理形成的文件长期5.日常工作检查记录长期6.服务要求评审记录、车辆缴费换证记录长期7.其它客户服务类业 主 管理1业主代表大会形成的文件长期2业主委员会章程、管理规约、合同长期3业主委员
27、会的决定长期4历届业主委员会名单长期5业主的意见、建议及处理情况短期6其它客 服 服务1投诉处理程序短期2住户合理化建议、表扬与投诉处理记录、物业管理事务处理跟踪记录短期3业主、物业使用人问卷调查表、住户回访记录短期4各类调查问卷统计数据短期5有偿服务收费标准短期6.其它业 主 档案1业主资料、入户通知单长期2单元验收单长期3遗漏工程跟进表长期4入住手续办理单短期5管理规约长期6入户资料签收单短期7业主入户所交费用一览表长期8领取钥匙单长期9住宅装修申请表短期10装修管理规定长期11装修施工人员登记表短期12其它出 售出 租资 料1商品房出售合同永久2业主身份证复印件永久3商品房认购书永久4商
28、品房出售会签单永久5商品房用地面积表永久6公证书永久7产权证永久DB6105/T 145-202117表A.1 物业服务档案内容及保管期限（续3）一 级 类目二级类目材料归档基本内容保管期客户服务类出售、出租资料（受 业主委托出售或出租时）8房屋价目表长期9租赁合同长期10租户身份证复印件长期11业主委托协议书长期12房屋调整协议书长期13降租、续租、退租协议长期14欠租、催交租金来往公函长期15法院审理判决材料短期16其它物业经营类经营决策1关于经营决策性文件永久2关于经营管理的计划、总结、报告长期3关于经营管理的统计报告长期4履行经营管理合同的检查报告短期5其它计划统计1关于计划统计工作的
29、规定、通知长期2召开的计划、统计会议文件短期3有关计划统计工作的请示、报告及相关批复、意见短期4关于计划统计工作的年度计划、总结长期5公司对有关计划工作的签报材料、批示短期6编制的中长期报表、分析报告长期7计划完成情况统计报表、分析报告长期8各种合同协议书长期9其它移交接管类基础建设1土建基础主体部分永久2土建打桩部分永久3土建钢结构部分长期4土建水、卫安装部分长期5土建电力安装部分短期6土建通风与空调安装部分长期7土建电梯部分短期8物业变更注销通知单长期9接管变更注销物业回报单长期10房屋查勘记录永久11转让协议、合同永久12房屋勘丈平面图永久13组合计算表、计算公式永久DB6105/T 1
30、45-202118表A.1 物业服务档案内容及保管期限（续4）一 级 类目二级类目材料归档基本内容保管期移交接管类基础建设14房屋情况统计表长期15房屋设备设施清单长期16承接查检合格凭证长期17承接查检中发现的问题和整改方案、整改结果长期18通水、电、气、邮文件长期19门牌号码批准文件长期20分户验收后的相关合格证明长期21其他分包管理1分包合同长期2分包管理制度长期3分包单位应收集档案清单长期4资料移交记录长期5其他安全防范类保卫保安管理1保安管理制度长期2保安培训考核记录长期3突发事件处理报告长期4停车场管理制度长期5监控录像短期6报纸、信函等收发记录短期7其它突发事件管理1各类应急预案
31、长期2应急管理制度长期3突发事件处理指导书短期4突发事件记录短期5突发事件演习记录短期6其他长期消防安全管理1消防管理制度长期2消防演习资料短期3火灾应急方案长期4其它环境管理类绿化管理1绿化管理制度长期2绿化服务标准长期3绿化总平面图长期4.绿化宝贵树木登记材料长期5绿化整改文件材料短期6其它DB6105/T 145-202119表 A.1 物业服务档案内容及保管期限（续5）一 级 类目二级类目材料归档基本内容保管期环境管理类清洁管理1清洁管理制度长期2清洁服务标准长期3清洁整改文件材料短期4其它工程技术类供电设备1供电设备台帐、发票复印件、图纸长期2.设备合格证书、安装运行资料、岗位责任制
32、度、管理制度长期3设备测试、检查、维保计划，运行、维修记录，故障和事故记录长期4事故处理情况、点检卡短期5其它电讯设备1电信设备台账、发票复印件、图纸长期2电信设备合格证书、安装运行资料岗位责任制、管理制度长期3设备测试检查维保计划，运行维修记录，故障和事故记录。长期4事故处理情况、点检卡短期5购买合同长期6.专变高压端的维保合同长期7.其他电梯设备1.设备台账、发票复印件长期2.安装调试检验记录移交书长期3.电梯维护使用说明书、产品合格证书长期4.电梯安装手册长期5.部件安装图、线路图长期6.购买合同长期7.维修保养合同、签报材料、改装和报废的文件材料长期8.电梯运行、维修记录，故障和事故记
33、录，点检卡，维保计划长期9.电梯安装质量评定表长期供水设备1设备台账、发票复印件长期2安装调试检验记录移交书长期3维修使用说明书、合格证书长期4安装手册长期5部件安装图、线路图长期6购买合同长期7维修保养合同、签报材料、改装和报废的文件材料长期8运行、维修记录，故障和事故记录、点检卡、维保计划长期9其它供气设备1.设备台账、发票复印件、备件清单、合同长期2.安装调试检验记录或验收报告移交书长期3.维护使用说明书、合格证书、维护记录长期4其他DB6105/T 145-202120表 A.1 物业服务档案内容及保管期限（续6）一 级 类目二级类目材料归档基本内容保管期工程技术类空调设备1设备台账、
34、发票复印件、备件清单长期2安装调试和检验记录移交书长期3维修使用说明书长期4安装手册、合格证书长期5部件安装图、线路图长期6购买合同长期7维修保养合同、签报材料、改装和报废的文件材料长期8.运行、维修记录，故障和事故记录、点检卡、维保计划长期9其它消防设备1设备台账、发票复印件、备件清单长期2安装调试和检验记录移交书长期3维修使用说明书长期4安装手册短期5部件安装图、线路图长期6购买合同长期7维修保养合同、签报材料、合格证书、改装和报废的文件材料长期8运行维修记录、故障和事故记录、点检卡、维保计划长期9其它防雷设备1备件清单长期2安装调试检验记录移交书长期3.维护使用说明书长期4其他长期停车场
35、设备1.设备台账、备件清单、发票复印件长期2.安装调试检验记录移交书长期3.维护使用说明书长期4.其他污水处理设备1.备件清单长期2.安装调试、运行、检验记录长期3.维护使用说明书长期4.其他化粪池1.清理记录长期2.验收报告长期3.检验报告长期4.其他DB6105/T 145-202121表 A.1 物业服务档案内容及保管期限（续7）一 级 类目二级类目材料归档基本内容保管期工程技术类智能化设备1设备购置台账、合同、发票复印件长期2设备租用文件材料长期3设备使用维修说明书、点检卡长期4设备合格证、质保书等长期5智能化设备使用维修记录、故障和事故记录长期6设备开箱验收清单长期7设备监控、通讯、
36、自动办公系统网络图长期8有关信息数据磁盘、光盘备份、监控录像磁盘长期9水、电、电话、网络等收费记录长期10其它房屋维修维护1房屋维修合同长期2房屋维修、维护申请单（报修单）、委托书长期3房屋维修、维护计划、批准文件长期4房屋维修、维护质量验收文件长期5房屋维修、维护预算、结算文件短期6图纸长期7房屋维修、维护制度长期8房屋维修、维护记录短期9其它公共设施维修维护1公共设施维修申请单、委托书长期2公共设施维修计划、批准文件长期3公共设施维修质量验收文件长期4公共设施维修委托施工文件长期5公共设施更新、更改部位形成的文件和图纸长期6公共设施维修、维护制度长期7公共设施维修记录、故障和事故记录长期8
37、其它设备维修维护1设备维修、维护申请单、委托书长期2设备维修、维护计划、批准文件长期3设备维修、维护质量验收文件长期4设备维修、维护制度长期5设备更新、改造形成的文件长期6设备维修、维护记录短期7 其它标识管理类名称标识1楼层名称标识短期2区域名称标识短期3功能名称标识短期DB6105/T 145-202122表A.1 物业服务档案内容及保管期限（续8）一 级 类目二级类目材料归档基本内容保管期标识管理类引导标识1物业本体引导标识短期2消防系统引导标识短期3弱电系统引导标识短期4.交通道路引导标识短期5.公共区域引导标识短期设备卡1电梯设备卡短期2消防系统设备卡短期3给排水系统设备卡短期4空调
38、制冷设备卡短期5配电系统设备卡短期6弱电系统设备卡短期7燃气系统设备卡短期操作指南标识1.配电系统操作指南短期2.消费系统操作指南短期公益环保标识1物业本体公益与环保标识短期2弱电系统公益与环保标识短期3公共区域的公益与环保标识短期安全标识1物业本体安全标识短期2配电系统安全标识短期3给排水系统安全标识短期4.空调制冷系统安全标识短期5.电梯设备安全标识短期6.弱电系统安全标识短期7.燃气系统安全标识短期8交通道路安全标识短期9.公共区域安全标识短期定位标识1.消防系统定位标识短期2.交通系统定位标识短期状态标识1配电系统状态标识短期2给排水系统状态标识短期3.空调制冷系统状态标识短期4.消防
39、系统状态标识短期5.电梯设备状态标识短期6.弱电系统状态标识短期7.燃气系统状态标识短期8.交通道路状态标识短期标识管理类管/线路标识1配电系统线路标识短期2.给排水系统管路标识短期3.空调制冷系统管路标识短期4消防系统管路标识短期5.燃气供应系统管路标识短期财务管理类按照财会字 199832 号 会计档案管理办法的规定长期DB6105/T 145-202123附 录 B（规范性附录）物业服务档案分类与编码B.1 档案的分类物业服务档案采用层级分类法设立9个一级类目，52个二级类目，见表B.1。三级和三级以下类目由物业服务企业根据实际情况自行设置。表B.1 物业服务档案分类目录一级类目二级类目
40、代码类目名称代码类目名称01行政后勤类01企业资料02创示范单位资料03接待宣传工作04社区文化管理05照片、录音、录像06劳资管理07后勤管理08物资管理09办公设备10机械设备11运输设备12服务过程02客户服务类01业主管理02客服服务03业户档案04出售、出租资料03物业经营类01经营决策02计划统计04移交接管类01基础建设02承接查验03分包管理05安全防范类01保卫、保安管理02突发事件管理03消防、安全管理06环境管理类01绿化管理02清洁管理07工程技术类01供电设备02电讯设备03电梯设备04供水设备05供气设备06空调设备DB6105/T 145-202124表 B.1
41、物业服务档案分类目录（续1）一级类目二级类目代码类目名称代码类目名称07工程技术类07消防设备08防雷设备09停车场设备10污水处理设备11化粪池12智能化设备13房屋维修、维护14公共设施维修、维护15设备维修、维护08标识管理类01名称标识02引导标识03设备卡04操作指南标识05公益和环保标识06安全标识07定位标识08状态标识09管/线路标识09财务管理类按照财会字 1998 32号 会计档案管理办法的规定B.2 档案编码编码结构形式采用五段制，编码由左到右排列，各段均用阿拉伯数字表示，一至四段之间用“”隔开，四至五段之间用“”隔开。第一段：为案卷码，按物业服务企业内部要求编码；第二段：为一级类目代码，用两位阿拉伯数字表示；第三段：为二级类目代码，用两位阿拉伯数字表示；第四段：为年度码，用四位阿拉伯数字表示；第五段：为案卷流水码。物业服务档案编码结构见图B.1三级与三级以下类目代码应按照此规则在二级类目代码后面加入编码。444444 2014 444B.1 物业服务档案编码结构1案卷流水二级类目代码一级类目代码年度码案卷码
