1、公文的整理（立卷）与归档同步练习试卷 5 及答案与解析一、判断题1 整理归档文件所使用的笔包括钢笔、毛笔、圆珠笔，不能使用铅笔书写。2 归档文件整理的六个步骤依次为分类、装订、排列、编号、编目、装盒。3 归档文件可以采用年度机构(问题)保管期限或保管期限年度机构(问题 )等方法：进行分类，对同一全宗可根据需要改变分类方案。4 归档文件按年度分类就是根据文件形成的年度进行分类。5 问题分类法是按文件中存在的问题进行分类。6 归档文件的排列是根据一定的年限确定归档文件先后次序的过程。7 件号是归档文件的排列顺序号，可分为室编件号和馆编件号。8 编制归档文件目录，实现了归档文件从一次文献向二次文献的
2、初步转化。9 备注栏需要说明的内容较多，难以填写时，可在备注栏中加“”号，然后将具体内容填入备考表。10 机关文书部门将归档文件整理装盒称为“归档”。二、简答题11 什么是归档文件整理?它的适用范围有哪些?12 简述归档文件调整工作的意义。13 简述实行文书部门整理(立卷)制度的优越性。14 为什么小机关或基层单位应选择集中形式来进行公文整理(立卷)工作?15 简述不需要立卷归档的文件材料范围。16 简述归档文件的含义。17 简述应于归档的文件必须是能作为文书档案保存的各种纸质文件材料中必须明确的三点。18 简述归档文件整理的基本原则。19 简述归档文件中的“ 件 ”。20 推行以“件 ”为单
3、位的归档文件整理方法，应做好哪些方面的工作?21 归档文件的分类方法有哪些?22 对不同事由的归档文件，如何按其重要程度排列?23 简述加盖归章的具体要求。24 简述归档文件的装盒要求。25 归档制度的主要内容是什么?公文的整理（立卷）与归档同步练习试卷 5 答案与解析一、判断题1 【正确答案】 B【知识模块】 公文的整理（立卷）与归档2 【正确答案】 B【知识模块】 公文的整理（立卷）与归档3 【正确答案】 B【知识模块】 公文的整理（立卷）与归档4 【正确答案】 B【知识模块】 公文的整理（立卷）与归档5 【正确答案】 B【知识模块】 公文的整理（立卷）与归档6 【正确答案】 B【知识模块
4、】 公文的整理（立卷）与归档7 【正确答案】 A【知识模块】 公文的整理（立卷）与归档8 【正确答案】 A【知识模块】 公文的整理（立卷）与归档9 【正确答案】 B【知识模块】 公文的整理（立卷）与归档10 【正确答案】 B【知识模块】 公文的整理（立卷）与归档二、简答题11 【正确答案】 归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒使之有序化的过程。它的适应范围是各级机关团体和其他社会组织。【知识模块】 公文的整理（立卷）与归档12 【正确答案】 机关应对归档的文件按照规则提出的“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则，
5、进行整理，这对于机关公文处理工作和档案工作都具有重要意义，主要有以下几个方面：(1)归档文件整理能够保持文件之间的有机联系，便于文件的查找利用。(2)归档文件整理可以维护文件的完整与完全，也便于文件的保管。(3)归档文件整理为档案工作奠定了基础。【知识模块】 公文的整理（立卷）与归档13 【正确答案】 文书部门整理(立卷)制度的优越性主要表现在以下方面：(1)由文书部门整理(立卷) ，可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和了解文书处理过程的长处，便于提高归档文件整理的质量和整理(立卷)工作的效率。(2)由文书部门整理(立卷)，可以有效地避免和防止文件的散失，有利于归档文件的齐全完整，以及保守党和国
6、家的秘密。(3)由文书部门整理(立卷) ，文书部门就可以暂时保存当年的文件材料。有关承办人员平时查阅文件就比较方便，也便于平时文件的收集与整理。(4)由文书部门整理(立卷)，按年度集中归档，并且确保文件归档的质量，可以促进机关档案工作，提高机关档案管理水平，更好地为机关工作服务。【知识模块】 公文的整理（立卷）与归档14 【正确答案】 对一些比较小的机关或基层单位说，由于它们内部的组织机构比较简单，工作人员也不多，而且办公地点也比较集中，每年形成的文件数量也不多。在这种情况下，可以考虑采用集中式，即由机关的办公室或者秘书室来负责集中进行整理(立卷)的工作。【知识模块】 公文的整理（立卷）与归档
7、15 【正确答案】 (1)重份文件；(2) 未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿；(3)一些事务性的、临时性的没有查考利用价值的文件材料；(4)与本机关、本部门主管业务无关的文件及非隶属机关送来的参考性文件；(5)无特殊保存价值的信封；(6)本机关负责人兼任外机关职务形成的文件材料。【知识模块】 公文的整理（立卷）与归档16 【正确答案】 归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。这一含义可从以下方面来理解：(1)指出了归档文件的来源和范围。(2)应于归档的文件必须是办理完毕的文件，正在办理的文件还不能归档。(3)应于归档的文件，必须是能作为文书
8、档案保存的各种纸质文件材料。【知识模块】 公文的整理（立卷）与归档17 【正确答案】 (1)必定是有保存价值或者说是有查考利用价值的文件；(2)只适用于文书档案；(3)只适用于各种纸质文件材料，非纸质载体材料的文件(如电子文件等)无法按 规则规定的要求和方法进行整理。【知识模块】 公文的整理（立卷）与归档18 【正确答案】 (1)遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系。(2)区分文件的不同保存价值。(3)便于保管和利用。【知识模块】 公文的整理（立卷）与归档19 【正确答案】 “ 件” ，是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正文与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一
9、件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。【知识模块】 公文的整理（立卷）与归档20 【正确答案】 (1)更新观念，增强改革意识。(2)提高人员素质。(3)加强硬件建设，即加大时现代化基础设施的投入。(4)注意新旧整理方法的衔接。【知识模块】 公文的整理（立卷）与归档21 【正确答案】 归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程。归档文件可以采用年度一一机构(问题)保管期限或保管期限一年度机构(问题) 等方法进行分类。(1) 年度分类法就是根据形成和处理文件的年
10、度对归档文件进行分类。它是目前运用得最广泛的一种分类方法。(2)保管期限分类法就是根据对归档文件规定的不同保管期限进行分类，即将同一年度的归档文件按永久(50 年以上) 、长期(15 50 年) 、短期(15 年以下 )三种保管期限分类。(3) 机构(问题)分类法是指将文件按其形成或承办机构(问题)进行分类。它又可分为机构分类法和问题分类法两种。【知识模块】 公文的整理（立卷）与归档22 【正确答案】 将主要职能或重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工作的文件排在前面，具体业务工作的文件排在后面。会议文件可将会议通知、开幕词、闭幕词、工作报告、代表提案、大
11、会决定等重要文件排在前面，其他文件排在后面。综合性文件可将计划、总结、规章、领导讲话等排在前面，其他材料排在后面。【知识模块】 公文的整理（立卷）与归档23 【正确答案】 加盖归档章的具体要求是：(1)归档章应加盖在归档文件首页上端的空白位置，加盖归档章时不应压盖文件字迹，不应与批示文字或收文章等重叠。(2)填写归档章项目应使用碳素墨水等符合档案保护要求的字迹材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。有条件的单位，还可将本单位的全宗号、保管期限刻在归档章上。【知识模块】 公文的整理（立卷）与归档24 【正确答案】 归档文件装盒时，应按照分类方法，将不同类别的归档文件按件号
12、顺序分别装入档案盒中，其具体要求是：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；不同机构(问题)形成的归档文件不应放入同一档案盒。装盒时应视文件的多少选择档案盒的厚度。【知识模块】 公文的整理（立卷）与归档25 【正确答案】 归档制度的内容包括归档范围、归档时间和归档要求等项。(1)归档范围，凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，经文书部门或业务部门整理、立卷后，应定期向档案部门归档。(2)归档时限，机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案。对一些专门性的文件或驻地分散的个别业务单位的文件，为了便于日常查用，也可根据实际情况商定适当的归档时间。(3)归档要求，归档的文件在质量上应符合以下要求：应归档的文件材料齐全完整。文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷。 归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。【知识模块】 公文的整理（立卷）与归档
