1、2013 年上半年秘书资格四级（实操考试）真题试卷（二）及答案与解析一、案例分析1 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 10 处正误点)。情景一(宏远公司办公室)早上八点，钟苗穿着运动服抱着篮球匆忙走进办公室。此时，电话铃响。钟苗：“喂，你好，我是钟苗。”对方：“钟苗，台湾星辉公司代表团的接待准备工作做得怎么样了?”钟苗：“啊，王总，我马上过来。”对方：“你赶紧过来吧。 ”钟苗：“好的。 ”挂下电话。办公室的地上，有两张支票，钟苗没有看见，匆忙赶往王总办公室。情景二(宏远公司王总办公室)王总正在看文件，钟苗敲门。“请进。” 王总发话后，钟
2、苗进了办公室。王总：“台湾星辉公司代表团的接待准备工作做得怎么样了?”钟苗：“王总，这是接待的计划，请您过目。”王总：“接待规格、接待准备人员、接待经费，还行。另外，住宿和旅游观光是怎么安排的?”钟苗：“已经安排好了。 ”王总：“具体活动时间有没有和对方确认?”钟苗：“是这样的，住宿的酒店已经定好，过一会儿再和他们确认一下。另外，一些商务活动是由我们来定的，旅游观光活动计划确定后，还没有和对方联系。要不，等他们到了再说?”王总：“接待日程定了之后，一定要和对方先通通气，请对方确认一下，否则人家会觉得我们不够礼貌。”钟苗认真听着，并做着笔记。王总：“你抓紧时间把这几项工作办好吧，他们后天到，观光
3、的事情一定要准备好。”钟苗：“王总，送给客人的纪念品还没定，您有什么建议?”王总：“礼物最好能体现地方特色。”钟苗：“那就买些北京 2008 年奥运会纪念品吧?”王总：“行。那好，这件事你来负责，把这个事情办好。”钟苗“我马上去拿支票借单请您签字。”王总：“快点吧，我马上要出去开会，你抓紧时间。”钟苗“好的。 ”随后，打开门走出办公室(没有再把门关上)。2 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 15 处正误点)。情景一宏远公司总经理秘书钟苗办公室。窗下，办公桌左边转角的低柜正对着窗户，低柜上是打印机，紧挨着办公桌的左边是电脑，右边是电话机(
4、兼传真)和叠放的文件夹。办公室里面的房间里，复印机正对着窗户，地面拖着一根又粗又长连接电脑与复印机的电源线。钟苗身穿 T 恤衫，正在强烈阳光照射的复印机上复印资料。电话铃响起，钟苗匆忙走过去接，脚下被电源线绊了一下。钟苗：“您好，宏远公司。” 对方： “王总经理在吗?”钟苗：“王总正在开会呢。” 对方：“ 时间长吗 ?”钟苗：“研究 27 号新产品发布会的事，恐怕要一上午了。”对方： “一上午，哦 ”钟苗：“王总回来让他给您回电话行吗 ?您是”边说边打开抽屉想找电话记录本记录。对方：“ 不用了，我以后再找他吧。再见。”钟苗： “咦，挂了，这么性急。 ”挂上电话。情景二(一星期后)钟苗坐在电脑前
5、打字。桌面上放着手机，屏幕上显示的是一份请柬。电话铃响。钟苗：“您好，王总。 ”对方：“钟苗，后天新产品信息发布会，我让你通知媒体的事，准备得怎么样了?”钟苗：“我正在打请柬，已经用电话通知了各家媒体，明天就将请柬寄出去。你看行吗?”对方： “好。这次会议对我们非常重要，一定要确保万无一失。”钟苗： “王总，你看是不是应准备摄像设备拍摄会议过程可以作为资料保存下来啊。”对方： “好，有必要，那你负责安排一下吧。不过我们的摄像机还是模拟信号的，转带子很不方便。”钟苗：“ 这个好解决，到外面租一个就行了。 ”对方：“那好，那好，你去办吧。” 钟苗挂上电话，继续手头的工作。有人敲门。钟苗：“ 请进。
6、”研发部李秘书进来。李秘书：“ 钟苗，这是新产品的详细资料。我们李经理已联系了晚报一位记者，叫他写篇详细的关于新于品发布会的报道，请你把这份资料传真给他。钟苗接过资料准备复印，在把曲别针取下时，不小心把首页弄破了。李秘书：“这种新产品市场上还没出现，已有多家公司在加紧研究。我们最先推出，一定可以抢占市场。” 钟苗：“ 是吗 ?公司上上下下对这个产品发布会挺重视的。刚才王总还打电话询问准备情况呢。”李秘书：“ 是吗?” 李秘书的手机响起。李秘书从口袋掏出手机：“您好，李经理。传真不发了，什么? 四达公司今天已经召开了同样产品的信息发布会?”李秘书边接电话边摆手示意钟苗停发传真。钟苗停发传真，一脸
7、茫然：“怎么回事啊 ?怎么不发了 ?”二、工作实务3 背景说明：你是宏远公司的秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几项工作任务。4 背景说明：你是宏远公司的秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几项工作任务。5 背景说明：你是宏远公司的秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几项工作任务。2013 年上半年秘书资格四级（实操考试）真题试卷（二）答案与解析一、案例分析1 【正确答案】 (1)上班前准备时间不足，并在匆忙中将篮球带人办公室。()(2)早上八点，开始上班了才进办公室。()(3)穿运动服进领导办公室，不符合企业秘书的着装要求。()(4)在领导的要求下能迅速赶到。()(5)公司支票
8、掉在办公室地上，粗心。()(6)进领导办公室先敲门，有礼貌。()(7)主动征询领导的意见并做好记录。()(8)及时为领导决策提供合适的建议。()(9)为来宾准备的礼物既有纪念意义又有档次。()(10)出领导办公室不关门。()2 【正确答案】 (1)电脑与打印机放置一处，便于电源线连接。()(2)窗户没有窗帘，使打印机和复印机工作时光线耀眼。()(3)与复印机连接的电源线没有隐藏起来，任其在地下拖曳，造成安全隐患。()(4)钟苗着装不规范。()(5)能在电话铃响三声内接电话，接电话前先报单位名称。()(6)在不明电话对方身份的情况下轻易告诉己方领导行踪并泄露新产品发布会的日期。()(7)把本该放
9、在电话机旁的电话记录本放在抽屉里。()(8)能想到记下对方的电话内容以便告诉领导回话。()(9)把手机放在电脑旁，违背了“ 个人物品不能放在办公桌上面应放在抽屉里“的原则()(10)“请柬”两字未居中排布。()(11)称谓没有顶格书写。 ()(12)请柬正文用 “自定于”开头。()(13)请柬正文缺少新产品发布会的地点。()(14)请柬的时间不具体，且将 2012 年简写为“12 年” 不规范。()(15)“敬请光临”位置不对。()(16)日期应用汉字且标上年、月、日。()(17)请柬未提前一周发送。()(18)向总经理提议用摄像设备来记录保存资料。()(19)能向总经理建议临时租用摄像机，体
10、现了“ 经济适用“的原则。()(20)电话结束时未说礼貌语。()(21)传真前把原件的别针 (硬物) 取下。()(22)在取下原件别针时将文件弄破(容易造成卡纸) 。()二、工作实务3 【正确答案】 安排会议餐饮：(1)根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。(2)就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。(3)应事先与提供餐饮的单位确定餐饮的时间和地点。(4)应事先设计和确定就餐的凭证。(5)要与提供餐饮的单位一起确定菜单，饮食要干净、卫生、美味可口、品种多，要照顾不同地域、不同民族与会人员的饮食习惯。(6)事先准备好干净的饮食用具。(7)给因开会或服务工作误了用餐
11、的人员预留饭菜。(8)做好饮水、饮料的供应。4 【正确答案】 备忘录发给：行政经理发自：钟苗行政秘书内容：使用扫描仪的注意事项(1)不要忘记锁定扫描仪。(2)注意扫描仪的清洁。(3)不要带电接插扫描仪。(4)注意更新扫描仪的驱动程序。(5)不要使用太高分辨率的扫描仪。(6)不要让扫描仪工作在震动的环境中。(7)不要频繁开关扫描仪。5 【正确答案】 缮印文书的程序：(1)确定印制的文书；(2)确定印制格式；(3)完成印制；(4)交付印制的文书。缮印文书的工作内容：缮印是对文件进行誊抄缮写和打字、油印、铅字排印、电脑打印以及复印机复印等工作。文书缮印的要求：(1)文字准确，字迹工整清晰；(2)符合规定体式，页面美观大方；(3)不随意改动原稿；(4)装订齐整牢固；(5)注意保密；(6)建立登记制度，登记文件名称、送文单位、印文数量、印制时间、印制人姓名等项目；(7)尽量不要出现“ 此页无正文”现象；(8)一般分数较少的文件采用打印或轻印刷，多者采用胶印或铅印方式；(9)纸张一律使用国际标准 A4 型号。
