1、秘书资格五级（实操考试）模拟试卷 3 及答案与解析一、案例分析0 背景说明：你是赛迪宝公司行政秘书吴燕，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。1 为了加强公司内部信息沟通，请你将下列内容写出，明天交给我。(1)处理电话留言的原则是什么?(2)设计一份来电记录表样式。2 市场部的吴先生希望后天安排小面包车送10 人去天津办展览，研发部的何先生希望后天安排小面包车送 8 人去市郊开会，现公司只有一辆 11 座的小面包车和一辆小客车，请你协调一下，并将处理依据和结果向我汇报。3 为了进一步杜绝浪费，请你拟订一份关于节约使用办公用品的措施。二、工作实务4 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中高
2、叶的行为、办公环境及会议管理中正确或错误的地方(应至少找出 15 处正误点)。情景叙述宏远公司总经理助理高叶办公室，电脑和打印机摆放有序。高叶着便装坐在办公桌前办公。办公桌上摆放着电话、名片盒、通讯录和零乱的文件、文件夹，身后的椅子上也摆放着一堆文件。电话铃响过两声，高叶左手拿起电话，右手准备记录：“喂，你好，这是宏远公司。啊，王总，我是小高? 嗯!好，行，可以!没问题，您放心好了。再见!”挂下电话。高叶看了一下手 -表，拿起电话拨打：“ 喂，钟秘书吗?我是高助理，现在是 9：30，请通知销售部吴经理、公关部马经理，还有保卫处的方主任，10：00 到 1 号会议室开个碰头会。好，就这样。再见!
3、”高叶挂上电话。会议室的时钟指着 9：50，高叶身穿职业装和同事钟秘书在会议室调试投影仪。高叶：“怎么还不亮啊 ?钟秘书，这个投影仪有问题啊 !你通知一下行政部的技术人员，马上过来检查一下，别耽误了开会。”钟秘书出去，进来一位技术人员。检查后说没问题了。钟秘书进来：“ 好了吗 ?”高叶：“应该没问题。把开会的相关资料准备好，马上要开会了。”1 号会议室。会议桌椅摆放整齐、美观。高叶主持会议，两边依次坐着钟秘书、马经理、吴经理、方主任等四人。高叶：“今天会议的内容是这样的，我们集团公司和威世公司正在谈判的合作项目已经进入关键阶段，这是我公司和威世公司已有的一些合作项目和合作情况，请大家看一下相关
4、录像。”这时会议室的多媒体屏幕上出现图像，继而图像消失。高叶继续发言：“下周一，威世公司亚太地区总裁要来我公司考察，王总委托我跟大家一起在此前筹备一个小型的展示会。这个展示会一定要给外商留下深刻的印象，而且要花费少。我们大家讨论一下。“马经理：“我有一个建议。作为公司内部的展示会，我们没有必要在外面租场地，可以把那个荣誉室布置成展示厅，这样既可以节约开支，又能让外商体验到我公司的工作气氛，效果一定好，事后恢复原样就行了。怎么样?“高叶边记录边接着说：“大家看马经理的建议如何? 吴经理您觉得呢?” 昊经理： “马上要开人大会议了，荣誉室是人大代表常参观的地方，这样换来换去不太方便。公关部出去租个
5、地方并不费事呀。”马经理听后，气冲冲地扫了吴经理一眼，从座位上站起来反驳道：“ 出去租地方就会离公司太远，既不合适又花钱。“说完要走，高叶连忙摆手示意他坐下。高叶：“马经理是为了节约开支，吴经理是为了不影响荣誉室的正常工作，各有各的道理。从王总既要给外商留下深刻印象，又要花费少的要求来看，他也有把荣誉室暂时布置成展示会的意思，只是担心实施起来有困难。这就需要我们多想办法。我想，只要大家分工协作，展示会后能尽快恢复荣誉室，是完全能够做到产品展示和人大代表参观两不误的。吴经理、马经理、方主任，你们觉得怎么样?”方主任：“没问题。”高叶对着马、吴两位经理： “那你们二位呢?“吴经理有些勉强：“行。“
6、马经理点头说：“ 可以。”高叶：“那好。展览会的场地布置和宣传工作由马经理负责，吴经理负责提供相关的技术资料和产品样品，方主任负责接待外宾和保卫工作。大家有什么意见吗?”大家说： “没意见。“ 高叶边整理材料边说：“好，事情就这么定了。散会。” 众人离席。高叶： “吴经理，稍等，能不能再麻烦您几分钟 ?您请坐。”高叶示意吴经理坐下，说：“ 马经理年轻，有时说话比较冲，其实他还是动了脑子的。”吴经理： “小高呀，我在这个公司二十多年了，你不是不知道，就没见过这么自以为是的人。他眼里还有谁呀?“高叶端了杯水给吴经理：“昊经理，您先喝水。这话又说回来了，谁都年轻过啊!我刚来的时候，不也和他差不多吗?
7、要不是您手把手地教我，我哪有今天啊!“吴经理：“ 真不愧是经理助理，都会拐弯抹角地做我的工作了。”高叶： “哎，您是老同志，对我们年轻人还要多帮助。我有说得不对之处，您也别往心里去。咱别为一点儿小事影响了工作。”吴经理：“ 嘿，我要不懂得这点道理，四十多岁就白活了。好了，我该走了。”高叶站起：“ 那行，您多休息。今天还真谢谢您了。“两人离开会议室。数天之后，办公楼。高叶一边上楼一边接电话：“噢，王总呀，小钟接上您了? 行，我们都布置好了，一小时后您直接到会场吧。您放心好了?再见 !”吴经理，方主任，钟秘书走到高叶身旁。方主任：“高助理，会场布置得真不错，挺像回事的。”这时保安慌张地跑上楼来：“
8、 高助理，高助理，有辆大卡车坏在大门口了，影响了交通的出入。“高叶听后说：“噢，我的应急方案里应该有这项吧?“方主任：“ 对，可以从西门进来。”高叶：“噢，西门?那边路有点窄，你赶快派个人引导一下吧，别把绿地轧坏了。“方主任：“行。“随保安下楼。高叶领着吴经理与钟秘书：“ 走，看看会场去。 “(结束)5 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中高叶的行为、办公事务及会议管理中正确或错误的地方(应至少找出 15 处正误点)。情景叙述宏远公司经理助理高叶办公室。早上八点，高叶穿着运动服抱着篮球匆忙走进办公室。此时，电话铃响。高叶：“喂，你好，我是高叶。“对方：“高叶，台湾星辉公司代表团的接待准备
9、工作做得怎么样了?” 高叶： “啊，王总，我马上过来。“对方：“你赶紧过来吧。 ”高叶： “好的。“ 挂下电话。宏远公司王总办公室。王总正在看文件，高叶敲门。“ 请进。”王总发话后，高叶进了办公室。王总： “台湾星辉公司代表团的接待准备工作做得怎么样了?“高叶：“ 王总，这是接待的计划，请您过目。“王总：“接待规格、接待准备人员、接待经费，还行。另外，住宿和旅游观光是怎么安排的?”高叶：“已经安排好了。”王总：“具体活动时间有没有和对方确认?”高叶：“是这样的，住宿的酒店已经定好，过一会儿再和他们确认一下。另外，一些商务活动是由我们来定的，旅游观光活动计划确定后，还没有和对方联系。要不，等他们
10、到了再说?”王总： “接待日程定了之后，一定要和对方先通通气，请对方确认一下，否则人家会觉得我们不够礼貌。”高叶认真听着，并做着笔记。王总：“ 你抓紧时间把这几项工作办好吧，他们后天到，观光的事情一定要准备好。”高叶：“王总，送给客人的纪念品还没定，您有什么建议?”王总：“礼物最好能体现地方特色。”高叶： “那就买些北京 2008 年奥运会纪念品吧 ?”王总：“ 行。那好，这件事你来负责，把这个事情办好。“高叶：“我马上去拿支票借单请您签字。“王总：“快点吧，我马上要出去开会，你抓紧时间。”高叶：“ 好的。 ”随后打开门走出办公室(没有再把门关上)。高叶办公室。高叶已经换上了西装，坐在办公桌前
11、。高叶：“钟秘书，紫霞饭店前台的电话你那儿有吗?” 钟秘书：“我找找。噢，在这?”高叶：“等会，等会，我拿支笔。” 钟秘书： “66168000。”高叶：“66168000 是吧，谢谢。” 高叶拿起电话，拨号。高叶：“ 喂。 ”对方：“您好，紫霞饭店前台。”高叶：“ 您好，我是宏远公司高叶。我前几天预订了几间客房，现在想和你们再确认一下。”对方：“ 请稍等。您预订的是一个套房，两个单间，四个标准间，后天入住。我们已经安排好了，你们还有什么要求吗?“高叶：“ 没有了，非常感谢。后天一早我们接待人员提前到你们饭店大堂与您联系。还有，因为是台湾客人，请注意安全保卫工作。就这些，再见。” 对方：“ 好
12、的，再见。 ”高叶放下电话：“钟秘书，王总让我负责买给台湾客人的礼物，我实在忙不过来，要不，辛苦你跑一趟吧?”钟秘书：“好的。”高叶：“就是昨天咱们在华联大厦看到的 2008 年奥运会纪念品，王总批了 2000 块钱，你去财务部领一下。“钟秘书： “好的。高助理，昨天咱们看了那么多样，到底买哪种?”高叶：“你就看着办吧，差不多就行。 “钟秘书：“那可不行，我可不敢随便做主。上次买东西，买回来了，结果王总说颜色不好，让我又跑了一趟。“高叶：“真的是啊，昨天应该要本宣传册给王总看就好了。就这样吧，你还是先去买。“钟秘书：“那也行。”高叶：“给星辉公司李总的要档次高一些，就买那款 400 多块钱的礼
13、盒纪念品，要明黄色，显得大气。其他 8 件买 168 元那款，选红色或者宝石蓝色的。”钟秘书：“那我就照你说的买了。 “高叶：“就这样吧。“ 钟秘书离开，小杨进来。小杨：“高叶。 ”“小杨，有什么事吗?“高叶起身问。小杨：“我负责台湾客人去亦庄经济开发区的参观接待工作，你要不要先与亦庄经济开发区管委会打个招呼?”高叶：“我正忙着联系星辉公司呢，我这儿介绍信也没有了，要不我给你写一个，盖上章，你自己直接去吧。“小杨： “行。”高叶拿出笔和纸，写了介绍信(介绍信没有正文)，在落款处盖上章。小杨拿着介绍信离开。电话铃又响了。高叶：“你好，宏远公司。“对方：“你好，我是星辉公司的初秘书，请问高助理在吗
14、?“高叶：“你好，我是高叶，我正要和你联系，商量你们公司代表团来京的旅游观光活动。昨天我发给你的计划和路线，李总觉得怎么样?“初秘书：“ 李总觉得很好。只是他还想再看看北京近年来的城市建设。“高叶： “好的，没问题。我可以在旅游活动中再加上一个城市景观一日游。” 初秘书：“那太好了，谢谢。“ 高叶：“ 不用谢。“ 初秘书：“ 再见。”高叶：“再见。 ”“台湾客人，一定要好好接待。还差什么呢?数码相机，还有北京旅游地图和常备药。得赶紧准备去。”高叶放下电话，开始为来宾的接待活动做准备。秘书资格五级（实操考试）模拟试卷 3 答案与解析一、案例分析1 【正确答案】 (1)处理电话留言的一般原则： 简
15、洁：要抓住要点，让收受人一看就明白。 完整：要非常仔细地记全日期、时间、数字等重要信息。 准确：对双方的姓名、对方单位、电话号码、来电日期、时间、内容等确保准确，及时送达留言。 (2)来电记录表样式：2 【正确答案】 根据协调工作的基本原则：协调时应从组织的整体利益出发，先考虑重要的、紧急的、难度大的、不方便的工作或事情，通过协调力求也安排好那些次要的、非紧急的、难度小的或较方便的工作或事情。考虑到市场部吴先生的工作是去天津办展览，一是路途远，二是有展品，三是人数多，因此，应安排 11 座的小面包车给市场部；若小客车能容纳 8 人，则用小客车送研发部的何先生等 8 人去市郊开会，若不能，则可请
16、示上司，是否可请何先生等人自行乘车，然后报销有关费用或租车前往。3 【正确答案】 节约使用办公用品的措施：(1)复印机：复印前由主管人员签字批准。(2)传真机：指定人员使用传真机，做好登记并保留所有发送记录。(3)计算机、打印机、因特网：昂贵的设备要限制使用；设备要集中管理并由各部门独立核算成本；严格监督因特网的使用。(4)电话、移动电话：减少打私人电话；控制国内外长途电话的使用；定期检查并核对电话账单以控制开销。二、工作实务4 【正确答案】 (1)办公室内缺少绿色植物。()(2)办公室内环境自然，能用窗帘遮住强光。()(3)将电脑、打印机等用电设备放置在一起，便于电源接线和管理。()(4)办
17、公桌未加整理，桌上、椅子上堆放文件。()(5)电话铃响三声内接听，用语规范。()(6)一边接电话一边记录重要信息。()(7)对总经理布置的工作能马上落实。()(8)能迅速确定会议议程、会议时间、会议地点及与会人员。()(9)能安排钟秘书将 “碰头会”的时间、地点通知到每个与会人员。 ()(10)提前进入会场检查并调试设备。()(11)能在会议中先宣布会议议题，引导大家充分发表意见。()(12)能在与会者之间出现矛盾冲突时采用柔性策略化解矛盾，保证会议顺利进行。()(13)能在会议中安排钟秘书做好会议记录。()(14)准备了多媒体投影仪却没有在会中发挥其作用。() (15)能及时总结会议发言，形
18、成会议决议，并责任到人、分工明确。()5 【正确答案】 (1)上班前准备时间不足，并在匆忙中将篮球带入办公室。()(2)办公室物品摆放零乱。()(3)穿运动服进领导办公室，不符合企业秘书的着装要求。()(4)在领导的要求下能迅速赶到。()(5)公司支票掉在办公室地上，粗心。()(6)进领导办公室先敲门，有礼貌。()(7)主动征询领导的意见并做好记录。()(8)及时为领导决策提供合适的建议。()(9)为来宾准备的礼物既有纪念意义又有档次。()(10)出领导办公室不关门。()(11)提前预订酒店并进行确认。(V)(12)能重视来宾的安全保卫工作。()(13)请下属帮忙购置赠送来宾的礼物，注意了人力资源的配置。()(14)介绍信写法不规范。()(15)印章没有盖在署名上。()(16)公司印章随便放在办公桌上，没有做好安全工作。()(17)与来宾进行及时的信息沟通，做好接待工作。()(18)接待计划周详，并能提前请领导确认。()(19)能根据实际情况修改接待计划，有灵活性。()(20)对来宾接待中的设备需求考虑周到，并能及时做好准备。()
