1、秘书资格二级（实操考试）历年真题试卷汇编 5 及答案与解析一、案例分析1 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 10 处正误点)。情景一(宏远公司施林办公室)宏远公司秘书施林的办公桌上文件和记录本摆放整齐，桌的左侧放有绿色植物。他身着西装左手拿电话筒右手拿笔正与公关部叶经理通话。施林：“您好 !公关部叶经理吗 ?你们提交的方案我已看了，有一些问题还需要和你们沟通一下。你们文案中提到去年公司的公关经费是 60 万元，占公司总预算的5。可是我查了一下档案，应该是 72 万元，你们再核对一下。另外，文案中有一些措辞不够准确，比如说公司去年举办的专
2、题活动产生了巨大的社会反响等。我只是提个建议，仅供你们参考。不过，在总经理办公会召开之前，你们一定要把数字核对准确，王总可是个非常认真的人。”叶经理：“ 好的好的，多谢提醒，我马上复核一下。还有，施秘书，关于下星期美国客户 John 一行的接待问题，咱们公司王总下星期去上海，公司到底派哪一位领导出面接待呢? 如果王总不出面，是不是不太合适啊? 另外，安排 John 一行住四星级酒店的规格是不是低了点?我找了一家五星级酒店，就是离咱们公司远了点。”施林：“关于接待外宾事宜，明天下午我将召集行政部、财务部和你们一起开个会。王总下周去上海开会，但他会在 John 一行离开北京之前赶回来，前期接待工作
3、由张副总负责，上次王总去美国公司也是由他们的副总出面接待的。还有，关于找五星级酒店的事公司领导早就讨论过了，五星级酒店离咱们公司太远，谈事情不方便，再说接待外宾也要讲究节约、务实。不过你能想到，我还真得要向你学习啊。”叶经理：“ 施秘书，这你就客气了。明天下午碰头会几点开?”施林：“初步定在下午两点，我马上再和张副总确认一下，然后给你回话。” 说罢挂上电话。施林又立即拨通张副总的电话：“您好!张副总吗 ?”张副总：“ 请说!”施林：“接待美国客户的碰头会安排在明天下午两点可以吗?”张副总：“ 明天下午两点，要不再提前点，一点半怎么样? 我三点还要接待一个客户。另外，到现在你还没有把对方公司的资
4、料送到我这里。”施林拿笔记录了下来。“这两天忙晕了，我马上就给您送去。那个碰头会就定在一点半。”张副总：“ 好。”施林：“好的，再见。 ”说罢挂上电话。施林对正在电脑前工作的秘书钟苗说：“钟苗，明天下午的会议通知就从网上群发吧!群发时要设立一个 确认啊!”钟苗：“嗯，行。 ”情景二(宏远公司张副总办公室)张副总听到敲门声：“ 请进，施秘书。 ”施林：“张副总，您好。” 随即坐在经理斜对面的椅子上，翘起二郎腿，从口袋里掏出一包烟：“ 抽根吧?”张副总：“ 我不抽，你随意吧。 ”施林：“这两天实在太累了。” 开始抽起烟来。张副总：“ 有关美国公司的资料你带来了吗 ?”施林：“带来了，您看看，” 用
5、左手把资料递给张副总， “这是所有有关 JY 公司的资料，能找的我都找了。但是这回带队的副总 John 是第一次来中国，对他个人情况了解不多，您先看看。”张副总：“ 这份资料里面没有谈这家公司近两年的市场份额情况，这方面的信息一定要掌握，否则我们谈判时会比较被动。你可以到网上去查一查该公司的排名榜。”施林：“哦，好的好的。” 只顾抽烟，没有记录领导的指示。张副总：“ 另外，接待问题应该考虑得更周到一些，上次王总去美国，他们公司送了一瓶酒，咱们也应该准备一些礼品回赠。”施林：“我们给他们安排在四星级酒店，买了一些镀金的酒具作为礼品，我想他们会喜欢的。”张副总：“ 哦!那还可以。这样，具体的接待工
6、作你来安排。王总没在家，这方面一定要想周到些，多费些心。”施林：“好的，我们一定尽力把接待工作准备充分。那张副总您先忙着，我去把明天下午的碰头会落实一下。”张副总：“好，行。 ”施林：“张总，再见。 ”2 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 15 处正误点)。情景一(王总办公室)王总正在办公。施林手持文件夹敲门。王总：“请进 !哦，施秘书，接待日本三明公司代表团的工作准备得怎么样了?”施林(递过文件夹) ：“ 王总，这是接待计划，请您过目。另外，我已根据您的指示预订了五洲商务酒店的 1 个套间和 6 个商务间。”王总(边看边念) ：“ 接
7、待计划，包括接待规格、接待人员? 呃，有关接待经费的细目表在哪里? 还有，你刚刚说订了 6 个商务间，我不是让你订 3 个商务间、3 个标准间吗?另外，旅游观光活动安排得怎么样了?”施林：“接待经费的细目表还没做完，下午我做完后再给您送过来。”王总：“下午我要去洪都宾馆开会。”施林：“哦，我忘了。那?”施林想了一下，“我明天一早给您送来。关于酒店订房的事，我去看了一下，标准间太小，不够气派，我就都订了商务间。”王总：“你倒挺大方，你计算过费用要增加多少吗?”施林：“大概 3000 元吧。 ”王总：“你尽快把经费细目表做出来，看看是否超出预算。如果超支了，马上把预订的商务间改过来。”施林：“那我
8、做完细目表再请您决定。另外，旅游观光活动计划确定后，还没有和三明公司沟通。还有，有些商务活动是由我们定的，还需要与对方沟通吗?”说完拿起笔边听王总讲话边记录。王总：“接待日程定了以后，还是要与对方通通气，否则显得不够礼貌。你就先抓紧时间把这几件事办好吧，客人后天就要到了。另外再帮我印一套考究一点的名片，在日本代表团到来之前办妥。”施林：“好的。王总，如果没别的事，我就先回去了。”王总：“好。 ”情景二施林办公室。打印机、复印机、电话等设备排列有序，桌面整洁。(施林给秘书钟苗打电话)钟苗：“你好，宏远公司。”施林：“是钟苗吗 ?你好，我是施林。接待日本客人的事准备得怎么样了?”钟苗：“准备得差不
9、多了，献给客人的鲜花明天一早去买。”施林：“王总的名片取回来了吗?”钟苗：“取回来了。我马上给你送过去。”施林：“好的。 ”(不一会儿，施林办公室的电话响了)施林：“你好 !宏远公司。 ”对方：“王总经理在吗 ?”施林：“他外出了。 ”对方：“能给王总留个言吗?”施林：“你说吧 !”施林拿出专门的留言簿边听边记。对方：“我是贵翔公司的总经理李君，想跟你们王总见个面，谈谈我们双方的技术合作问题。请他给我回个电话。我的电话是。我是王总的老朋友了，我后天回贵州。”施林：“好的。您的电话是 ，我一定转告王总。再见 !”(钟苗敲门 )施林：“请进 !”钟苗：“这是王总的名片。”施林(看过名片) ：“ 怎
10、么和原来的一样?”钟苗：“王总不是一直用这种名片吗?”施林：“我跟你说了要用有网纹的纸，纸要厚一点，版式设计中必须要有公司的LOGO。”钟苗：“那怎么办呀 ?”施林：“你马上让初秘书去做名片的地方盯着，按我刚才说的样式做一套加急名片，必须在下班之前取回来。”钟苗：“嗯，好的。 ”施林：“你一会儿和我一起去签字厅检查一下准备情况。”钟苗：“好的。 ”情景三签字厅里桌椅摆放整齐，还有绿色植物点缀。签字桌上铺了白色桌布，桌前放置了三把座椅。宏远公司与日本三明公司达成协议，明天双方就要在这里举行签约仪式。钟苗：“这是签字桌，已经铺好了桌布，签字笔和茶杯我都准备好了。日本代表坐左边，我方代表坐右边。”施
11、林：“很好。协议文本在刘秘书那儿吗?”钟苗：“嗯。 ”施林：“明天一早要放好。文本的封面换好了没有?”钟苗：“换过来了，用了真皮的。”施林：“还有，酒准备了没有?”钟苗：“准备好了，香槟酒和高脚杯都准备好了。”施林：“好的，记得明天要早一点来，再检查一下，一定要万无一失。”二、操作题3 背景说明：你是宏远公司的总经理助理施林，下面是总经理需要你完成的几项工作任务。便 条施林：公司定于年 月日在北京会议中心西楼会议厅召开“企业投资战略研讨会”，与会人员预计 500 人，届时我公司要抽调 30 名新老员工组成筹备机构。为了使他们能够胜任会议服务工作，公司准备对他们进行会议工作相关知识和技巧的培训。
12、请你帮我收集一些资料，并就此次培训工作的程序和培训方法提出具体建议。谢谢!总经理：年月日4 背景说明：你是宏远公司的总经理助理施林，下面是总经理需要你完成的几项工作任务。便条施林：根据工作计划，下月我将出访德国公司。由你随行。请你以书面方式向我介绍一下如何做好出行准备及随从工作该如何实施。谢谢!总经理：年月日5 背景说明：你是宏远公司的总经理助理施林，下面是总经理需要你完成的几项工作任务。便条施林：为适应公司发展的需要，我公司拟在市投资兴建制药厂。公司决定由你组织人员开展这一项目的可行性分析研究，并提交可行性研究报告。请你就该项目的可行性研究报告的基本结构向我作出书面说明。谢谢!总经理：年月日
13、秘书资格二级（实操考试）历年真题试卷汇编 5 答案与解析一、案例分析1 【正确答案】 (1)室内有绿色植物。()(2)桌上文件和记录本摆放整齐。()(3)着装规范。 ()(4)充分利用档案的原始凭证作用，指出公关经费与事实有出入。()(5)就文案提出具体修改意见，把握文书拟写重点。()(6)与同事沟通语言柔和。()(7)根据实际情况确定接待人员。()(8)建议将美国客户安排在离公司较近的四星级酒店，方便商谈事情，秉持节约务实的原则。()(9)会同有关部门协商接待事宜。()(10)召开会议前及时与领导确认开会时间。()(11)通知采取网上群发的方式，并提醒设立“ 确认” 环节。()(12)在领导
14、面前抽烟、翘二郎腿，不合礼仪。()(13)用左手递资料，不合礼仪。()(14)没有及时记录领导指示。()(15)谈判资料搜集不齐全。()(16)提前为美国客人准备礼品，尊重对方习俗。()2 【正确答案】 (1)能在日本三明公司代表团到来之前制定出接待规格和接待计划。()(2)没有及时做好接待经费的预算，以致房间标准无法确定。()(3)能提前预订酒店，以便提供住宿和餐饮。()(4)在预订房间时未请示领导，自行更改领导的决定。()(5)忘记王总当天要去洪都宾馆开会，对领导的日程安排不熟悉。()(6)领导布置工作时能边听边记录。()(7)办公设备摆放有序，能保持桌面整洁。()(8)能安排秘书钟苗去做
15、接待前的准备工作。()(9)没有交待秘书钟苗按日本习俗该买什么花，不该买什么花。()(10)能做好电话记录并对重要信息重复确认。()(11)向下属布置工作时没有交待清楚细节，以致名片质量不符合领导意图。()(12)能在签字仪式开始前实地检查签字厅的准备情况。()(13)默许签字桌用白色桌布。()(14)只有两方签字，却在签字桌前放置三把座椅。()(15)没有在签字桌上摆放双方小国旗。()(16)签字时安排客方坐左边，主方坐右边。()(17)为签字仪式准备好香槟酒。()(18)没有为签字仪式准备照相设备。()二、操作题3 【正确答案】 关于培训工作的程序和培训方法的具体建议：会议工作人员的培训程
16、序：(1)对受训者的能力素质状况进行需求调研，确定受训者类型。(2)根据受训者类型，确定培训目标与培训方式。(3)根据培训目标制定培训计划，包括设计培训课程、选择培训方法、选择师资力量、确定培训预算、准备培训场地及资料等。(4)上报培训计划和培训预算，经批准后实施培训方案。(5)培训过程中进行调查、分析，得出培训效果评价，以利于改善培训计划。(6)培训结束后及时对本次培训进行分析评估，主要评估培训工作的有效性和效益性，考查受训者的技能提升情况。会议工作人员的培训方法：(1)视听法。利用幻灯、电影、录像、录音、电脑等视听教材进行培训，多用于新进会议工作人员的培训。因此次新员工较多，建议多用这种方
17、法。(2)讲授法。通过课堂教学，系统地向受训者传授知识，使受训者尽快记住重要观念及特定知识。(3)演示法。运用一定的实物和教具，通过示范，使受训者明了如何完成某种事务或过程。(4)单项工作训练。是指完整地传授给受训者单项工作的方法，使受训者正确掌握该项操作。(5)角色扮演法。设定一个会议工作中常见的情景环境，指定参加者扮演的角色，借助角色的演练来理解角色的内容，从而提高主动地面对现实和解决问题的能力。(6)个案研究法。这是利用书或影片，将实际或想象的情况用详细的方式描述出来。重点是对过去所发生的事情作诊断或解决特别的问题，适合于静态地解决问题。(7)讨论法。即通过受训者之间的谈话解决疑难问题，
18、巩固和扩大学习的知识。(8)演习法。要求受训者真正按照会议工作的要求全程模拟工作的进程。4 【正确答案】 当上司确定出访后，要在出发前做好思想、组织、物质和资料等方面的准备工作。(1)思想准备。秘书要了解：商务出访的意图、目的。出访的内容和重点。邀请的单位和对象。参加出访的有关人员。出访的大致日程安排。希望邀请单位做哪些准备工作等。(2)组织准备。秘书要做到：根据上司指示拟制出访方案。通知有关部门确定参加出访的随从人员名单，并进行编组和分工。组织所有人员参加预备会，听取上司关于预备工作的指示，学习有关文件，布置具体任务。印发出访方案和日程安排。与邀请单位联系，使其有所准备。(3)资料准备。秘书
19、要收集：邀请单位的历史的沿革、领导班子、当前工作情况及评价的资料。同出访工作相关的上级指示政策、法规性文件。同出访中心内容相关的理论和典型经验方面的资料。出访地区有关地理、气候、交通情况以及风土人情方面的资料。(4)物质准备。秘书要携带办公用具、常用药物、差旅费以及照相机、收录机等文化用品。随从工作的实施：(1)做好组织安排。秘书要安排好各种活动的时间、地点和参加人员。无论哪种活动，随从秘书都要做好记录，以便事后分析、研究。秘书看到、听到的情况要及时、准确地向上司汇报。(2)主动提出建议。在出访阶段，随从秘书如发现问题，应主动向上司提出如何处理的建议。(3)及时同单位联系。在上司出访期间，秘书
20、要同原企业及时沟通信息，保证上司信息灵通，以便实施不间断的指挥。(4)处理好日常事务。随从秘书要主动处理日常的事务工作。在组织安排中碰到人事、时间、地点等方面的矛盾，要主动协调，尽量做到事半功倍，提高效率。还要尽可能保证上司的生活和休息，使之精力充沛地投人工作。5 【正确答案】 可行性研究报告基本内容包括：封面；摘要；目录；图表目录；术语表；正文；结论和建议；参考文献；附件。可行性研究报告正文：(1)基本结构为：标题+ 署名 +主体文+落款+ 成文日期。(2)标题。机关名称+事由+文种：宏远公司关于兴建市制药厂的可行性研究报告事由+ 文种： 关于兴建市制药厂的可行性研究报告(3)主体文。前言。
21、写明项目提出的背景，投资的必要性和经济意义，研究工作的依据和范围。宏远公司现有条件及基本情况。需求预测和拟建规模。包括国内外需求情况的预测、国内现有药厂生产能力估计，销售预测、价格分析、产品竞争能力，进人国际市场的前景。拟建项目的规模，产品方案和发展方向的技术经济比较和分析。所需资源、原材料、燃料及公司设施情况。建设条件及选址方案。设计方案。包括项目的构成、技术来源和生产方法、主要技术工艺和设备选型方案的比较，引进技术、设备的来源，或与外商合作生产的设想。土建工程量估计，公用辅助设施，交通运输方式的比较和初步选择。环境条件及环境保护。调查环境现状，预测建制药厂对环境的影响，提出环境保护和三废治理的初步方案。宏远公司组织、劳动定员和人员培训设想。实施进度的建议。投资估算和资金筹措。社会及经济效益评价。
